Mẫu nội quy quản lý vận hành tòa văn phòng

NỘI QUY QUẢN LÝ TÒA NHÀ LÀ GÌ?

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm các quy định và quy trình nhằm đảm bảo hoạt động vận hành ổn định và hiệu quả. Quy định này do Ban Quản lý tòa nhà phối hợp cùng chủ đầu tư xây dựng, ban hành và được áp dụng cho các cá nhân, tổ chức sử dụng tòa nhà.

1. Mục đích xây dựng nội quy quản lý tòa nhà

Mục đích xây dựng nội quy quản lý tòa nhà nhằm đảm bảo một môi trường sống và làm việc an toàn, văn minh, đồng thời bảo vệ tài sản chung. Nội quy cung cấp những quy định cụ thể, giúp doanh nghiệp thuê văn phòng và Ban Quản lý tòa nhà cùng phối hợp để vận hành tòa nhà một cách hiệu quả, tránh các vấn đề phát sinh và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

2. Nội quy quản lý tòa nhà gồm những nội dung gì?

Nội quy quản lý tòa nhà thường được chia thành các nội dung chính, bao gồm: 

• Thông tin và quy định chung.
• Quy định về an ninh tòa nhà. 
• Quy định về quản lý tài sản.
• Quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC).
• Quy định về sửa chữa, lặp đặt, thay thế các thiết bị, cơ sở vật chất tại văn phòng.
• Quy định về trách nhiệm của nhà thầu, đơn vị sửa chữa, bảo dưỡng.
• Quy định về trách nhiệm của khách đến công tác.
• Quy định về vệ sinh.
• Quy định về việc sử dụng dịch vụ chung.
• Các quy định khác liên quan đến vận hành tòa nhà.

NHỮNG LƯU Ý KHI XÂY DỰNG NỘI QUY QUẢN LÝ VĂN PHÒNG

• Đảm bảo năng lực chuyên môn của người xây dựng nội quy: Nội quy tòa nhà cần được xây dựng bởi người có chuyên môn về quản lý vận hành, đảm bảo tính khoa học và phù hợp với thực tế dự án.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Nội quy phải tuân thủ pháp luật, đảm bảo sự công bằng và minh bạch cho tất cả các cá nhân, tổ chức sử dụng văn phòng, với các quy định minh bạch về quyền lợi và nghĩa vụ của từng bên.
• Ưu tiên yếu tố an toàn về người và tài sản: Yếu tố an toàn về con người và tài sản cần được đặt lên hàng đầu, với các quy định rõ ràng về PCCC và an ninh an toàn. Nội quy cũng cần có các quy định cụ thể về việc bảo vệ tài sản chung và riêng của khách thuê. 
• Cập nhật nội quy định kỳ: Nội quy cần được kiểm tra và cập nhật định kỳ theo tình hình vận hành thực tế của dự án. Trong trường hợp cần thay đổi nội dung nội quy, chủ đầu tư và Ban Quản lý cần thông báo đầy đủ và kịp thời tới khách thuê.

MẪU NỘI QUY QUẢN LÝ VĂN PHÒNG 

1. Thông tin và quy định chung:

• Thời gian làm việc của tòa nhà và những lưu ý ngoài giờ làm việc.
• Tác phong và ý thức chung.
• Việc tiếp cận tòa nhà (Địa chỉ bưu chính, lối ra vào chính, quầy lễ tân, hệ thống kiểm soát ra vào, lối giao nhận và vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa, cách thức giao nhận thư…).
• Dịch vụ tăng thêm theo yêu cầu của khách thuê.

2. Quy định về an ninh tòa nhà:

• Quy định về quản lý tài sản chung của tòa nhà và tài sản cá nhân của khách hàng.
• Quy định chung về giữ gìn trật tự an ninh tòa nhà.
• Quy trình xử lý sự cố an ninh.
• Quy định về việc ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật.
• Quy định về hoạt động tổ chức kinh doanh, thương mại trong tòa nhà.

3. Quy định về quản lý tài sản:

• Quy định về bảo quản tài sản cá nhân và tuân thủ các quy định về vị trí đỗ xe.
• Quy định về sử dụng cơ sở vật chất và thiết bị của tòa nhà (tắt các thiết bị khi không sử dụng, sử dụng đúng chức năng của thiết bị để tránh lãng phí).
• Quy định về các đồ vật không được mang vào tòa nhà (bao gồm các chất độc hải, dễ cháy, nổ,...).
• Quy định về việc sử dụng thang máy (không dùng thang máy vận chuyển người để vận chuyển hàng hóa).

4. Quy định về PCCC:

• Quy định về việc tham gia các buổi tập huấn do Ban Quản lý tòa nhà tổ chức.
• Quy định về giám sát và bảo trì, bảo dưỡng hệ thống báo cháy, dụng cụ báo cháy và các cửa thoát hiểm.
• Quy trình báo cháy, chữa cháy và thoát hiểm.

5. Quy định về sửa chữa, lặp đặt, thay thế các thiết bị, cơ sở vật chất tại văn phòng:

• Sử dụng các thiết bị, cơ sở vật chất đúng mục đích, không làm hỏng, mất các thiết bị văn phòng.
• Có quyền sửa chữa, thay thế, lặp đặt các thiết bị tại văn phòng nếu có hỏng hóc miễn là không gây ảnh hưởng tới các thiết bị, cơ sở vật chất của các đơn vị thuê khác.
• Cần xin phép nếu đơn vị thuê muốn thay đổi các phần ảnh hưởng tới kết cấu, hệ thống kỹ thuật chung của tòa nhà.

6. Quy định đối với nhà thầu, đơn vị sửa chữa, bảo dưỡng:

• Xuất trình giấy tờ và đăng ký vào tòa nhà.
• Tuân thủ theo nội quy quản lý của tòa nhà.
• Không di chuyển đến nơi không thuộc phận sự hoặc ngoài khu vực đăng kí.
• Các hoạt động ảnh hưởng tới môi trường xung quanh (các hành động gây ồn) bắt buộc phải thực hiện ngoài giờ hành chính.
• Các hoạt động như cắt đá, cắt sắt, cắt thép… phải thực hiện bên ngoài tòa nhà, sau đó mới được chuyển vào tòa nhà để hoàn thiện.

7. Quy định về trách nhiệm của khách đến công tác:

• Xuất trình giấy tờ và đăng ký vào tòa nhà.
• Tuân thủ theo nội quy quản lý của tòa nhà.
• Không di chuyển đến nơi không thuộc phận sự hoặc ngoài khu vực đăng kí.

8. Quy định về vệ sinh:

• Quy định về giữ gìn vệ sinh khu vực chung (bao gồm sảnh tòa nhà, bãi đỗ xe, hành lang…).
• Quy định về giữ vệ sinh khu vực văn phòng.
• Quy định về thu gom và xử lý rác thải.

9. Quy định về sử dụng dịch vụ chung:

• Quy định về sử dụng thang máy, hành lang, sảnh chờ và các dịch vụ chung khác.
• Quy định giữ gìn, sử dụng đúng mục đích cơ sở vật chất chung của tòa nhà.
• Không gây hỏng hóc, ô nhiễm khu vực chung và không tự ý móc nối dây điện, ống nước.

10. Quy định khác:

• Quy định về sửa chữa, bảo dưỡng của tòa nhà đối với văn phòng và đơn vị quản lý.
• Quy định về sử dụng wifi và internet.
• Quy định về bãi đỗ xe của tòa nhà.

Việc xây dựng bộ nội quy quản lý tòa nhà không chỉ đảm bảo an ninh, an toàn cho con người và tài sản mà còn duy trì trật tự và tối ưu hóa hiệu quả vận hành. Một bộ nội quy rõ ràng, tuân thủ pháp luật sẽ tạo ra sự minh bạch, công bằng giữa chủ đầu tư, Ban Quản lý và khách thuê văn phòng - tòa nhà, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và môi trường sống, làm việc tại dự án.

Savills hiện là đơn vị cung cấp dịch vụ Tư vấn và dịch vụ Quản lý Bất động sản hàng đầu tại Việt Nam với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm cùng bộ quy trình vận hành đạt chuẩn quốc tế, được hiệu chỉnh cho phù hợp với đặc thù và các quy định/tiêu chuẩn vận hành tại Việt Nam. Với các gói tư vấn đa dạng xuyên suốt vòng đời dự án, chúng tôi giúp chủ đầu tư thu hút khách hàng tiềm năng, tối ưu chi phí đầu tư, tiết kiệm nguồn lực và chi phí vận hành, nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trong dài hạn của chủ đầu tư trên thị trường.   

Tìm hiểu về dịch vụ Tư vấn và Quản lý Bất động sản của chúng tôi.

Có thể bạn quan tâm:

• Những Điều Cần Biết về Công Tác Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà

• Quy trình quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp