Việc quản lý vận hành đóng vai trò quan trọng, giúp tòa nhà hoạt động ổn định và hiệu quả, đảm bảo an toàn cho người sử dụng và bảo vệ giá trị tài sản. Công tác này bao gồm nhiều đầu mục công việc phức tạp và đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao, cần sự phối hợp chặt chẽ của các phòng ban liên quan. Vậy vai trò và nhiệm vụ cụ thể của Đơn vị Quản lý Tòa nhà là gì? Cùng Savills tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Quản lý vận hành tòa nhà là một ngành dịch vụ chuyên biệt, bao gồm các hoạt động nhằm đảm bảo tính an toàn, hiệu quả và sự tiện nghi cho người sử dụng tòa nhà. Theo nhu cầu của chủ đầu tư, đơn vị vận hành tòa nhà sẽ xây dựng các nhân sự chủ chốt tại dự án, nổi bật là Giám đốc Quản lý và Kỹ sư trưởng cùng đội ngũ Ban Quản lý để triển khai công tác vận hành một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Quản lý hệ thống kỹ thuật & năng lượng
Quản lý hệ thống kỹ thuật được chia thành hai mảng chính: Quản lý kỹ thuật tòa nhà và Bảo trì kỹ thuật.
Quản lý kỹ thuật xoay quanh việc vận hành hệ thống cơ điện (M&E), quản lý chất lượng dịch vụ kỹ thuật thuê ngoài cũng như tối ưu năng lượng để tiết giảm chi phí. Bởi đây là hệ thống chuyển động, chịu trách nhiệm cung cấp năng lượng cho toàn bộ tòa nhà như hệ thống điện, hệ thống điều hòa không khí và thông gió, hệ thống PCCC, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống xử lý nước thải…
Bảo trì kỹ thuật tập trung vào việc kiểm tra, đánh giá chất lượng vận hành định kỳ của các thiết bị, kịp thời sửa chữa khi gặp vấn đề phát sinh để giảm thiểu gián đoạn kinh doanh và sinh hoạt, cũng như giữ an toàn cho cư dân và khách thuê.
Quản lý an ninh tòa nhà
Yếu tố an toàn trong quản lý vận hành tòa nhà không chỉ nhằm bảo vệ sự an toàn cho cán bộ công nhân viên, cư dân hay khách thuê, mà còn hướng tới nâng cao trải nghiệm tại tòa nhà. Công tác quản lý an ninh tòa nhà là quản lý một hệ thống có tính liên kết với nhau, bao gồm hệ thống giám sát camera, hệ thống kiểm soát bãi đỗ xe, hệ thống giám sát an ninh khu vực cửa ra vào, hệ thống kiểm soát ra vào thang máy, hệ thống báo động, báo cháy… nhằm:
- Bảo vệ tài sản: Tránh thất thoát, hư hỏng tài sản của cư dân, đơn vị thuê văn phòng và các khu vực chung trong tòa nhà.
- Quản lý hàng hóa ra vào: Kiểm soát chặt chẽ việc vận chuyển hàng hóa, đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định.
- Quản lý khách ra vào: Kiểm tra giấy tờ tùy thân, theo dõi hoạt động của khách đến tòa nhà, ngăn chặn các hành vi xâm nhập.
- Xử lý sự cố an ninh: Phản ứng nhanh chóng, hiệu quả trước các tình huống liên quan đến an ninh trật tự, đảm b��o an toàn cho người sử dụng và tài sản.
Quản lý tài chính
Quản lý tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả và bền vững của tòa nhà. Hoạt động này bao gồm các nhiệm vụ chính sau:
- Lập kế hoạch tài chính: Dự toán thu chi cho tòa nhà, bao gồm doanh thu từ phí dịch vụ, tiền thuê mặt bằng, và chi phí cho các hoạt động vận hành.
- Thu phí dịch vụ: Thu phí dịch vụ đúng hạn, đầy đủ từ cư dân và các đơn vị thuê văn phòng theo quy định.
- Thanh toán hóa đơn: Thanh toán đầy đủ, đúng hạn các khoản chi phí cho các nhà cung cấp dịch vụ, nhân viên, và các khoản chi phí khác.
- Quản lý quỹ: Ghi chép sổ sách thu chi cẩn thận, minh bạch, đảm bảo an toàn cho quỹ của tòa nhà.
- Báo cáo tài chính: Báo cáo tình hình tài chính định kỳ cho ban quản lý tòa nhà và các bên liên quan.
Quản lý khách hàng
- Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, ý kiến phản hồi: Lắng nghe, thấu hiểu nhu cầu và giải quyết vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp.
- Giao tiếp và tương tác với khách hàng: Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời về các dịch vụ, quy định của tòa nhà; Tổ chức các hoạt động giao lưu, kết nối cộng đồng.
- Thu thập ý kiến phản hồi: Thực hiện các cuộc khảo sát, phỏng vấn để đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng và có giải pháp cải thiện chất lượng dịch vụ.
- Quản lý thông tin khách hàng: Ghi chép, lưu trữ và bảo mật thông tin khách hàng theo quy định.
Một đơn vị quản lý bất động sản chuyên nghiệp sẽ có nhiều kênh truyền thông hiệu quả để kết nối đến toàn bộ cư dân tại dự án như thông báo trực tiếp, bảng tin tuần, email hay qua ứng dụng vận hành chuyên biệt. Đơn vị quản lý vận hành có khả năng tương tác và truyền thông tốt sẽ mang đến trải nghiệm hài lòng cho cư dân và khách thuê tại dự án.
Quản lý hành chính tòa nhà
Đơn vị quản lý đảm nhận đồng thời các hoạt động đối nội và đối ngoại, giúp đồng bộ và quản lý hiệu quả những thông tin vận hành tòa nhà. Công tác hành chính bao gồm:
- Quản lý hồ sơ, tài liệu của tòa nhà gồm thư tín, chứng từ và các văn bản liên quan.
- Tổng kết báo cáo hoạt động định kỳ.
- Tuyển dụng và quản lý nhân sự.
- Liên hệ và làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài (nếu có).
Quản lý vệ sinh tòa nhà
- Vệ sinh định kỳ: Thực hiện vệ sinh tổng thể tòa nhà, bao gồm các khu vực chung như hành lang, cầu thang, sảnh, khu vực vệ sinh, khu vực thang máy, khu vực đỗ xe…
- Thu gom và xử lý rác thải: Thu gom rác thải sinh hoạt và rác thải văn phòng đúng giờ, phân loại rác thải theo quy định, vận chuyển và xử lý rác thải hợp vệ sinh môi trường.
- Khử trùng, khử khuẩn: Thực hiện khử trùng, khử khuẩn định kỳ các khu vực chung, đặc biệt là khu vực vệ sinh và khu vực tập trung đông người.
- Kiểm soát côn trùng: Áp dụng các biện pháp phòng trừ côn trùng hiệu quả, an toàn để đảm bảo môi trường sống an toàn cho cư dân và khách thuê.
Quản lý cảnh quan khuôn viên tòa nhà
- Chăm sóc cây xanh: Trồng, cắt tỉa, bón phân, tưới nước cho cây xanh trong khuôn viên tòa nhà, đảm bảo cảnh quan xanh mát.
- Vệ sinh cảnh quan: Dọn dẹp rác thải, lau chùi, quét dọn các khu vực cảnh quan, đảm bảo môi trường sạch đẹp.
- Thiết kế và thi công cảnh quan: Thiết kế và thi công các hạng mục cảnh quan mới, cải tạo, nâng cấp cảnh quan hiện có để tạo điểm nhấn và tăng tính thẩm mỹ cho tòa nhà.
- Bảo quản cảnh quan: Bảo quản hệ thống cảnh quan, bao gồm hệ thống tưới nước, hệ thống đèn chiếu sáng…
Hiện nay, thị trường đang có nhiều mô hình quản lý vận hành tòa nhà khác nhau, chẳng hạn như đơn vị quản lý tòa nhà do chủ đầu tư thành lập hay chủ đầu tư thuê đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp. Thực tế, việc đầu tư xây dựng đội ngũ chuyên môn hóa về vận hành là một vấn đề dài hơi và phức tạp. Chính vì vậy, rất nhiều chủ đầu tư có xu hướng thuê đơn vị thứ ba tư vấn hoặc quản lý trực tiếp dự án, nhằm giảm bớt những gánh nặng về chi phí, nhân sự và tăng tính hiệu quả trong quá trình vận hành.
Savills hiện là đơn vị cung cấp dịch vụ Tư vấn và dịch vụ Quản lý Bất động sản hàng đầu tại Việt Nam với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm cùng bộ quy trình vận hành đạt chuẩn quốc tế, được hiệu chỉnh cho phù hợp với đặc thù và các quy định/tiêu chuẩn vận hành tại Việt Nam. Với các gói tư vấn đa dạng xuyên suốt vòng đời dự án, chúng tôi giúp Chủ đầu tư thu hút khách hàng tiềm năng, tối ưu chi phí đầu tư, tiết kiệm nguồn lực và chi phí vận hành, nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trong dài hạn của chủ đầu tư trên thị trường.
Tìm hiểu về dịch vụ Tư vấn quản lý Bất động sản của chúng tôi.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
.jpg)
