Giải pháp vận hành tòa nhà giúp gia tăng mức độ hài lòng và gắn bó của khách thuê

Quá trình thiết kế và xây dựng tòa nhà nếu chưa xem xét toàn diện các yếu tố vận hành có thể nảy sinh bất cập khi đưa vào hoạt động, ảnh hưởng đến trải nghiệm của cư dân và khách hàng. Hiểu và giải quyết những vấn đề này từ giai đoạn thiết kế là quan trọng để đảm bảo tòa nhà vận hành hiệu quả và an toàn. Nội dung bài viết bao gồm 2 phần, với kinh nghiệm dày dặn trong việc tư vấn và vận hành đa dạng các dự án bất động sản tại thị trường Việt Nam, các chuyên gia của Savills sẽ chỉ ra những vấn đề tiềm ẩn liên quan đến kiến trúc và thiết kế tòa nhà, bắt đầu với các yếu tố trong phần 1 dưới đây.

Thị trường văn phòng hạng A hiện đang phân thành hai phân khúc tương đối rõ ràng, bao gồm các tòa nhà mới phát triển hiện đại như tòa nhà thông minh hay tòa nhà xanh và các tòa nhà cũ. Sự gia tăng mạnh mẽ của nguồn cung văn phòng hạng A với giá thuê cạnh tranh từ nay đến năm 2026, theo Báo cáo Thị trường Bất động sản Q4/2023 của Savills Hà Nội, đang tạo ra áp lực lớn đối với chủ tòa nhà hạng A cũ.

Như vậy, chủ đầu tư các tòa văn phòng hạng A đã đi vào hoạt động trên 5-10 năm trước đó, nếu không xây dựng kế hoạch vận hành phù hợp, sẽ khiến dự án nhanh xuống cấp, mất dần giá trị, có thể bị loại khỏi nhóm văn phòng hạng A và không giữ chân được khách thuê lâu dài.  

Xem thêm: 

• Thị trường bất động sản 2024 và chiến lược vận hành tối ưu
• Làm thế nào để đảm bảo lợi thế cạnh tranh cho các dự án văn phòng hạng A?
• Tổng hợp những bất cập về hệ thống kỹ thuật và tư vấn từ chuyên gia Savills

CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬN HÀNH 

Mức độ tác động đến môi trường hoạt động kinh doanh 

Từ góc độ quản lý, đánh giá môi trường hoạt động kinh doanh là việc nghiên cứu hồ sơ kỹ thuật, từ đó xây dựng các giải pháp thiết kế kiến trúc, lắp đặt hệ thống M&E và lựa chọn các vật liệu, thiết bị hoàn thiện để hạn chế tối đa tác động của dự án tới môi trường xung quanh, đồng thời tối ưu chi phí xét trong dài hạn. 

Công tác đánh giá môi trường hoạt động kinh doanh nên được xem xét kỹ lưỡng từ giai đoạn thiết kế để xây dựng các giải pháp tối ưu nhất và có thể áp dụng lâu dài. Trường hợp tòa văn phòng đã đi vào vận hành và có dấu hiệu xuống cấp, việc khảo sát hiện trạng, xem xét thiết kế và tối ưu hiệu quả hệ thống kỹ thuật càng cần thiết và nên được duy trì định kỳ hàng tháng. 

Việc đánh giá môi trường hoạt động kinh doanh thể hiện cam kết phát triển bền vững của chủ đầu tư, đáp ứng xu thế xanh khách thuê đang dành nhiều sự quan tâm; đồng thời giảm thiểu tác động tiêu cực của dự án đến môi trường, từng bước tiếp cận chứng chỉ xanh như EDGE, LEED hay Lotus, góp phần gia tăng lợi thế cạnh tranh cho dự án.  

Kỹ thuật 

Tòa nhà văn phòng nhanh xuống cấp một phần do việc thực hiện công tác bảo trì chưa hiệu quả sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm và hoạt động kinh doanh của khách thuê. Bên cạnh việc lắp đặt hệ thống kỹ thuật theo TCVN (bộ tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia của Việt Nam) ngay từ đầu, việc quản lý ở giai đoạn vận hành, đặc biệt với các dự án hạng A đã hoạt động từ 5-10 năm cũng cần được chú ý nhằm đảm bảo hiệu suất tối ưu, giảm thiểu chi phí hoạt động và duy trì sự hài lòng của khách hàng. 

Các giải pháp bao gồm:

• Xây dựng kế hoạch bảo trì theo quy định của Bộ Xây dựng.
• Thiết lập kế hoạch bảo trì và nâng cấp dự án hàng năm dựa trên tuổi thọ và chất lượng dự án. 
• Thực hiện kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
• Tối ưu hóa mô hình hoạt động của hệ thống.
• Đảm bảo đội ngũ nhân viên có chuyên môn về kỹ thuật.
• Hỗ trợ khách hàng xử lý nhanh, hiệu quả các vấn đề liên quan đến kỹ thuật.

Năng lượng & Bền vững 

Việc quản lý năng lượng không chỉ giúp giảm chi phí vận hành mà còn giảm khả năng xảy ra các sự cố, thất thoát về năng lượng, từ đó tạo ra một môi trường làm việc an toàn và hiệu quả hơn. 

Một số giải pháp Savills tư vấn cho chủ đầu tư và nhận được kết quả tích cực có thể kể đến:  

• Đánh giá và điều chỉnh thông số hoạt động của hệ thống kỹ thuật phù hợp với yêu cầu thực tế. Xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hợp lý dựa trên các cơ sở bao gồm những quy định của Bộ
• Xây dựng, hướng dẫn của nhà sản xuất và đơn vị lắp đặt, đặc thù của hệ thống kỹ thuật.  
• Sử dụng hệ thống thiết bị tiết kiệm năng lượng và cảm biến tại các khu vực chung: lựa chọn các phương tiện, thiết bị được dán nhãn năng lượng; chuyển sang chế độ chiếu sáng tiết kiệm năng lượng; sử dụng thiết bị cảm biến chuyển động hay áp dụng hệ thống quản lý nhiệt độ thông minh. 
• Cải thiện cách nhiệt và cách âm: Sử dụng các vật liệu cách nhiệt, cách âm cho trần, tường và sàn; thiết kế trần nhà cách nhiệt, cách âm.  
• Áp dụng hệ thống quản lý năng lượng (EMS). 

Trong năm 2023, các dự án văn phòng do Savills quản lý giảm 28% sản lượng điện tiêu thụ/diện tích sử dụng so với 2022.    

Nhân sự

Quản lý nhân sự tại dự án bất động sản không chỉ dừng lại ở tuyển dụng và đào tạo nhân viên mà còn bao gồm việc xây dựng quy trình, môi trường làm việc tích cực, phát triển năng lực và quản lý hiệu quả nhân viên để đảm bảo hoạt động ổn định tại dự án. 

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý bất động sản, Savills cam kết đưa ra những giải pháp bài bản cho quá trình quản lý nhân sự. Chúng tôi tuyển dụng theo tiêu chí nghiêm ngặt, chọn lựa những ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm, đảm bảo đội ngũ nhân viên chất lượng, đáp ứng được yêu cầu công việc. Thêm vào đó, Savills cũng chú trọng đến việc tổ chức các khóa học đào tạo từ cơ bản đến nâng cao về kiến thức chuyên môn và các kỹ năng mềm cần thiết để thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Chúng tôi cũng tập trung vào việc xây dựng bản mô tả công việc rõ ràng, phân công nhiệm vụ một cách hiệu quả để tăng cường hiệu suất làm việc của đội ngũ. Tất cả những nỗ lực này của Savills đều nhằm mục tiêu nâng cao sự hài lòng của và khách thuê đối với dự án.  

An toàn, Sức khỏe và Môi trường (HSE) 

Tiêu chuẩn ISO 45001 là hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS) được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành vào năm 2018. Tiêu chuẩn này tập trung vào việc thiết lập và duy trì một hệ thống quản lý hiệu quả để kiểm soát các rủi ro liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, nhằm đảm bảo môi trường làm việc an toàn cho người lao động và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. 

Savills Việt Nam là đơn vị đầu tiên đạt tiêu chuẩn ISO 14001 - ISO 45001 trong quản lý bất động sản. Thành tựu này phản ánh cam kết của Savills trong việc bảo vệ môi trường, đảm bảo sức khỏe và an toàn, để xây dựng và duy trì các tiêu chuẩn hàng đầu, giúp chủ đầu tư gia tăng lợi thế cạnh tranh của dự án.  

VIỆC KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ THUÊ NGOÀI

Cảnh quan 

Đây là một phần quan trọng trong việc phát triển và duy trì không gian làm việc xanh mát cho khách thuê, cũng như cải thiện chất lượng không khí. 

Với kinh nghiệm làm việc với các đơn vị nhà thầu trên địa bàn Hà Nội, Savills hỗ trợ chủ đầu tư đánh giá và lựa chọn nhà thầu cảnh quan phù hợp, trực tiếp giám sát chất lượng nhà thầu, yêu cầu thay đổi cây hoa theo mùa nhằm duy trì cảnh quan tươi mới đồng thời hạn chế các loại sâu bênh đảm bảo an toàn sức khỏe cho khách thuê.  

An ninh và an toàn

Yếu tố an toàn trong quản lý vận hành tòa nhà không chỉ nhằm bảo vệ sự an toàn cho cán bộ công nhân viên, khách thuê, mà còn hướng tới nâng cao trải nghiệm tại Tòa nhà. Yếu tố an toàn bao hàm nhiều khía cạnh vận hành khác nhau tại dự án, chẳng hạn như an toàn lao động, an toàn vận hành chung, an toàn an ninh hay an toàn tài sản. 

Với đặc thù dự án văn phòng cho thuê, công tác an ninh, camera quan sát hay việc kiểm soát khách ra vào cần được siết chặt, nhất là khung thời gian cao điểm tại tòa nhà. Thêm vào đó, việc phối hợp với cơ quan chức năng địa phương cũng cần được thực hiện một cách chặt chẽ, từ việc báo cáo các vấn đề an ninh đến hỗ trợ trong việc giải quyết các tình huống phức tạp. Điều này giúp tăng cường sự hiệu quả và đồng bộ trong việc quản lý an ninh, từ đó tạo ra một môi trường làm việc an toàn và ổn định cho khách thuê. 

Quản lý các dịch vụ tiện ích như xe đưa đón, ăn uống và các dịch vụ bổ sung khác 

Việc chọn lựa và quản lý các dịch vụ như xe đưa đón, ăn uống và các dịch vụ bổ sung khác là một trong những yếu tố then chốt quyết định đến sự hài lòng của khách thuê. Những dịch vụ này không chỉ đáp ứng nhu cầu cơ bản của khách thuê mà còn tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện. 

Chủ đầu tư cần lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ uy tín, đảm bảo chất lượng và an toàn. Theo đó, chủ đầu tư và ban quản lý cũng cần xác định rõ nhu cầu sử dụng những dịch vụ này, ký kết hợp đồng rõ ràng và thường xuyên giám sát chất lượng để đảm bảo sự hài lòng cho khách thuê. 

KẾT LUẬN 

Trong bối cảnh thị trường văn phòng hạng A cạnh tranh mạnh mẽ, việc nâng cao chất lượng dịch vụ vận hành sẽ góp phần củng cố giá trị của dự án, giữ chân khách thuê hiện tại và thu hút thêm khách hàng tiềm năng trong tương lai. 

Savills hiện là một trong những đơn vị tư vấn và quản lý bất động sản hàng đầu Việt Nam với nhiều năm kinh nghiệm, vận hành đa dạng các loại hình bất động sản. Đội ngũ quản lý bất động sản của Savills hội tụ các chuyên gia đầu ngành trong các lĩnh vực kỹ thuật, kế toán, vận hành, đào tạo, chăm sóc khách hàng, HSE (an toàn lao động). Các giải pháp đạt tiêu chuẩn quốc tế của Savills sẽ được tùy chỉnh dựa trên đặc thù từng dự án và định hướng của từng Chủ đầu tư, đảm bảo mang lại kết quả kinh doanh tốt nhất. 

Tìm hiểu thêm dịch vụ Tư vấn và dịch vụ Quản lý của Savills.