Các yếu tố tác động đến hiệu quả vận hành dự án thương mại – Phần 2

1. Trải nghiệm khách hàng

Trong quá trình lựa chọn mặt bằng thuê, bên cạnh các yếu tố về vị trí, diện tích hay ngân sách, khách thuê cũng ưu tiên, đề cao các dịch vụ gia tăng, các hoạt động có tính kết nối và hướng tới trải nghiệm của người sử dụng. Trải nghiệm hài lòng của khách hàng tỷ lệ thuận với hiệu quả vận hành tòa nhà. Khi khách hàng có trải nghiệm tốt tại dự án, họ sẽ thêm tin tưởng, tôn trọng và hỗ trợ Chủ đầu tư và Ban Quản lý trong công tác vận hành hàng ngày.

Một số giải pháp giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng:

• Thiết kế không gian tối ưu hóa trải nghiệm: Ngay từ giai đoạn xây dựng, Chủ đầu tư cần lưu tâm tới thiết kế lưu thông tòa nhà, bãi đậu xe, phân bổ vị trí các phòng chức năng hợp lý (phòng Ban Quản lý, phòng điều khiển trung tâm, phòng an ninh, phòng chứa rác, phòng kho, phòng kỹ thuật…), cân bằng và tối ưu giữa các yếu tố công năng tòa nhà, công tác vận hành và trải nghiệm của người sử dụng.
• Tương tác đa kênh với khách hàng: Duy trì tương tác với khách hàng qua các kênh liên lạc trực tiếp và trực tuyến nhằm tăng cường kết nối giữa các bên, đảm bảo sự xuyên suốt, hỗ trợ giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh. Đối với các dự án Savills quản lý, chúng tôi hiện đang ứng dụng phần mềm Property Cube, giúp khách thuê dễ dàng liên hệ với Ban Quản lý, cập nhật tin tức cũng như đặt lịch hẹn chỉ với một vài thao tác trực tuyến đơn giản, thuận tiện.
• Đẩy mạnh hoạt động kết nối cộng đồng: Ngày càng nhiều Chủ đầu tư chú trọng vào việc tổ chức các sự kiện đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh khác biệt cho dự án. Các sự kiện, hoạt động tổ chức định kỳ sẽ tạo cơ hội để khách thuê gặp gỡ, giao lưu, góp phần xây dựng cộng đồng khách thuê bền chặt.

Có thể bạn quan tâm: Sức ảnh hưởng của việc xây dựng cộng đồng gắn kết tới công tác quản lý vận hành tòa nhà

2. Công tác vận hành bền vững

Với những thay đổi trong chính sách và ý thức về chất lượng môi trường sống và làm việc, nhu cầu của khách thuê đối với không gian sinh hoạt và làm việc đang trải qua một vài thay đổi nhất định. Các tiêu chí lựa chọn văn phòng cho thuê đã thay đổi theo chiều hướng ưu tiên các tòa nhà mới, tập trung vào các yếu tố xanh, nâng cao sức khỏe thể chất, tinh thần và kênh tương tác hiệu quả với đội ngũ vận hành, cung cấp dịch vụ. Chủ đầu tư cần có chiến lược đầu tư hoặc nâng cấp dự án phù hợp nhằm thích nghi được với thị hiếu của khách hàng, giữ chân được khách thuê lâu dài cũng như hướng tới phân khúc khách hàng cao cấp.

Công tác vận hành xanh sẽ góp phần giải quyết nhu cầu nêu trên của cả Chủ đầu tư và khách thuê. Chủ đầu tư có thể xem xét các giải pháp vận hành, phân tích hiệu quả sử dụng năng lượng và chi phí để đánh giá mức độ hiệu quả của công tác quản lý. 

Khi xem xét các giải pháp vận hành bền vững, Chủ đầu tư có thể tiếp cận đa chiều:

Công trình xanh – Tối ưu hiệu quả sử dụng năng lượng và tài nguyên

Công trình xanh có thể tối ưu hiệu quả sử dụng năng lượng, giảm thiểu các phát thải và thân thiện với môi trường hơn so với các công trình thông thường. Nghiên cứu kỹ thuật chi tiết của IFC cho Quy chuẩn Kỹ thuật Quốc gia về các công trình xây dựng sử dụng năng lượng hiệu quả QCVN 09:2013/BXD tại Việt Nam cho thấy, các công tình xanh có khả năng tiết kiệm được từ 25-30% chi phí điện, nước khi đi vào vận hành. Vì vậy, Chủ đầu tư cần đặc biệt chú trọng vào yếu tố công trình xanh để có cơ sở đánh giá và cải thiện hiệu quả vận hành tòa nhà.

Xem thêm:

• Giải pháp tiết kiệm năng lượng cho các tòa nhà - Phần 1
• Giải pháp tiết kiệm năng lượng cho các tòa nhà - Phần 2

Không gian xanh – Phát triển cảnh quan, không gian sống xanh

Không gian sống xanh có thể hiểu là không gian sống lành mạnh, trong lành với các thiết kế thông minh giúp tận dụng nguồn sáng tự nhiên, thông thoáng gió, tạo cảm giác thoải mái cho khách thuê. Việc duy tu, cải tạo và tối ưu không gian xanh cũng là nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong công tác vận hành hàng ngày của đơn vị quản lý.

Môi trường xanh – Cải thiện chất lượng không khí và nguồn nước

Môi trường làm việc ảnh hưởng trực tiếp tới trải nghiệm của khách thuê tại cũng như quyết định gắn bó với dự án. Chủ đầu tư nên cân nhắc đầu tư hệ thống kỹ thuật hiện đại, bao gồm hệ thống thông gió, hệ thống cung cấp khí tươi, hệ thống bơm, dẫn nước, hệ thống điều hòa không khí, kính low-e giảm bức xạ nhiệt… nhằm đảm điều kiện tốt nhất  cho khách thuê trong quá trình làm việc tại dự án.

Văn hóa xanh – Xây dựng lối sống bền vững cho cộng đồng khách thuê

Do khách thuê là nhóm chủ yếu sử dụng dịch vụ tiện ích và tiêu thụ năng lượng chính tại dự án thương mại, việc xây dựng lối sống bền vững và khuyến khích khách thuê tham gia vào các chiến lược xanh dài hạn là điều cần thiết. Hiệu quả vận hành của dự án cũng sẽ được cải thiện nếu khách thuê hiểu được trách nhiệm của mỗi cá nhân, mỗi tổ chức đối với cộng đồng và sẵn sàng phối hợp với Chủ đầu tư và đơn vị quản lý để chung tay hành động, xây dựng một văn hóa sống xanh.

Có thể bạn quan tâm: Plastic Detox – Chiến dịch truyền cảm hứng về lối sống xanh của Đội ngũ Quản lý Bất động sản Savills

3. Kế hoạch phân bổ ngân sách

Trong lĩnh vực quản lý bất động sản, việc xây dựng ngân sách vận hành đóng vai trò quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động ổn định và bền vững của dự án. Để đánh giá hiệu quả vận hành, Chủ đầu tư có thể xem xét kế hoạch phân bổ ngân sách dựa trên các tiêu chí: chính xác, tối ưu và đảm bảo chất lượng dịch vụ ổn định cũng như quyền lợi cho khách thuê.

Kế hoạch hoạch định các khoản doanh thu (nhằm đảm bảo bài toán kinh doanh cho Chủ đầu tư) và các khoản chi phí hợp lý (nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ tại dự án) là yếu tố then chốt để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, hiệu qủa vận hành cho Chủ đầu tư.

Danh mục các khoản thu tại dự án

Căn cứ vào đặc thù và tình hình thực tế tại mỗi dự án, Chủ đầu tư sẽ có các mục thu riêng, thông thường danh mục này sẽ bao gồm:

• Phí quản lý
• Phí gửi xe
• Phí cho thuê quảng cáo
• Phí cho thuê mặt bằng
• Phí cho thuê mặt bằng kích sóng
• Phí thu từ phân chia lợi nhuận viễn thông…

Danh mục các khoản chi tại dự án

• Các khoản chi cho nhân sự vận hành dự án: Chủ yếu bao gồm lương cho nhân sự vận hành, chẳng hạn như các bộ phận thuộc Ban Quản lý Tòa nhà (lễ tân, kỹ thuật, chăm sóc khách hàng…).
• Các khoản chi cho dịch vụ thuê ngoài: Các khoản chi phí năng lượng như điện  nước,  dịch vụ về an ninh (thuê bảo vệ, quản lý an ninh…) hay dịch vụ làm sạch, dịch vụ chăm sóc cây xanh, kiểm soát côn trùng, kiểm định và bảo trì các hệ thống, phí bảo hiểm theo quy định…
• Các khoản chi cho hoạt động văn phòng: Các khoản phát sinh như văn phòng phẩm, mực in, photocopy, internet, hotline Ban quản lý…
• Các khoản chi vật tư tiêu hao: Bao gồm chi phí thay thế, sửa chữa kỹ thuật, chi phí vật tư hóa chất vệ sinh, hóa chất phục vụ vận hành hệ thống xử lý nước thải…

Đọc thêm: Các bước tính toán và xây dựng ngân sách vận hành

KẾT LUẬN

Một dự án thương mại được vận hành ổn định, hiệu quả trong dài hạn là sự tổng hòa của rất nhiều yếu tố. Để đánh giá cũng như kiểm soát được hiệu quả vận hành, Chủ đầu tư và đơn vị quản lý cần:

• Nắm bắt đặc thù dự án, định kỳ khảo sát hiện trạng dự án: Đây là cơ sở để đưa ra các quyết định bảo trì, điều chỉnh các phương án vận hành để đảm bảo tối ưu chi phí, nhân lực.
• Thường xuyên cập nh��t các xu hướng mới trong lĩnh vực quản lý vận hành, kiến tạo nhiều giải pháp vận hành bền vững và hiệu quả.

Savills hiện là đơn vị cung cấp dịch vụ Tư vấn và dịch vụ Quản lý Bất động sản hàng đầu tại Việt Nam với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm cùng bộ quy trình vận hành đạt chuẩn quốc tế, được hiệu chỉnh cho phù hợp với đặc thù và các quy định/tiêu chuẩn vận hành tại Việt Nam. Với các gói tư vấn đa dạng xuyên suốt vòng đời dự án, chúng tôi giúp Chủ đầu tư thu hút khách hàng tiềm năng, tối ưu chi phí đầu tư, tiết kiệm nguồn lực và chi phí vận hành, nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trong dài hạn của Chủ Đầu tư trên thị trường. Tìm hiểu về dịch vụ Tư vấn quản lý Bất động sản của chúng tôi.