Đâu là chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong công tác vận hành tòa nhà?

Việc phân bổ và sử dụng chi phí vận hành phản ánh trực tiếp mức độ vận hành hiệu quả của đơn vị quản lý. Tùy vào từng loại hình dự án, từ văn phòng thương mại, chung cư đến khu đô thị, những hạng mục cấu thành chi phí vận hành tòa nhà sẽ có nội dung và tỷ trọng khác nhau. Vậy thông thường, đâu là chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong công tác vận hành tòa nhà? Hãy cùng Savills tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Chi phí vận hành, thuộc ngân sách vận hành, là các loại chi phí được sử dụng để duy trì hoạt động bình thường và ổn định của tòa nhà. Chi phí vận hành đã được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật như Luật Nhà ở hay các Thông tư của Bộ Xây dựng. Chủ đầu tư, Ban Quản lý dự án hay bất kỳ đơn vị nào giữ quyền quản lý chi phí này có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh quy định pháp luật, tránh ảnh hưởng tới công tác vận hành hàng ngày. Ngoài ra, trong những giai đoạn đầu hoặc trước khi thành lập Ban Quản trị, khi chi phí vận hành quá cao, Chủ đầu tư có thể phải chấp nhận giảm lợi nhuận để duy trì mức phí thu từ cư dân, khách thuê. 

Nhắc tới chi phí vận hành đối với nhà Chung cư, rất nhiều cư dân, khách thuê lầm tưởng có thể hiểu nhầm chi phí bảo trì nằm trong chi phí vận hành. Thực tế, đây là hai khoản phí khác nhau, hoàn toàn tách biệt và được sử dụng cho các mục đích khác nhau.    

1. Những hạng mục nào cấu thành nên chi phí vận hành của một dự án bất động sản?

Cấu thành chi phí vận hành dự án bất động sản sẽ khác nhau tùy theo loại hình, tính chất và mục đích sử dụng, tuy nhiên, các hạng mục cơ bản bao gồm: 

Chi phí nhân sự vận hành dự án

Đội ngũ nhân viên làm việc tại dự án bao gồm các bộ phận thuộc Ban Quản lý Tòa nhà (lễ tân, kỹ thuật, chăm sóc khách hàng…), các nhà thầu cung cấp dịch vụ về an ninh (thuê bảo vệ, quản lý an ninh…) hay dịch vụ làm sạch. Chi phí nhân sự bao gồm tiền lương và phụ cấp nhân viên, bảo hiểm nhân viên, đào tạo và phát triển nhân viên, phí thử việc và tuyển dụng cùng các loại phí khác.  

Chi phí cho dịch vụ thuê ngoài

Đây là khoản chi cho các hạng mục điện chiếu sáng công cộng, nước tưới cây, rửa đường và các nhà vệ sinh công cộng, dịch vụ chăm sóc cây xanh, kiểm soát côn trùng, kiểm định các hệ thống, bảo hiểm theo quy định.  

Chi phí cho vật tư tiêu hao

Bao gồm chi phí thay thế, sửa chữa kỹ thuật, chi phí vật tư hóa chất vệ sinh, hóa chất phục vụ vận hành hệ thống xử lý nước thải, hệ thống bể bơi (nếu có). 

Chi phí năng lượng

Chi phí năng lượng là các chi phí chi trả cho tiêu hao năng lượng (nhiên liệu, điện năng, nhiệt năng) trong vận hành tòa nhà hàng năm. Đây được xem là chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các hạng mục cấu thành chi phí vận hành tòa nhà. 

Theo ông Phạm Huy Tuấn, Giám đốc Kỹ thuật, Bộ phận Quản lý Bất động sản, Savills Hà Nội, chi phí dành cho năng lượng chiếm tới 40 – 50% chi phí vận hành tòa nhà.  

Cũng theo ông Tuấn, việc tối ưu chi phí năng lượng còn nhiều tiềm năng nhưng thiếu sự bài bản trong công tác quản lý, một phần vì các Chủ đầu tư chưa quan tâm nhiều đến việc tối ưu hóa hệ thống kỹ thuật trong dự án, dẫn đến tình trạng lãng phí và sử dụng năng lượng không hiệu quả. Điều này càng cần thiết với các dự án đã hoạt động lâu từ 10 – 15 năm. Khi đó, hệ thống kỹ thuật sẽ nhanh xuống cấp và tiêu tốn điện năng lớn nếu không được bảo trì, bảo dưỡng đúng cách.  

Việc phân tích tình hình sử dụng năng lượng, từ đó đánh giánh giá hiện trạng và nâng cấp cơ sở vật chất, hệ thống kỹ thuật cũng như báo cáo kiểm toán năng lượng của Bộ Công Thương  sẽ giúp tối ưu chi phí năng lượng, giảm áp lực lên chi phí vận hành nói chung cũng như nâng cao chất lượng Tòa nhà, đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong tương lai. Đây cũng là một trong những nội dung Chủ đầu tư quan tâm khi lựa chọn Savills là đơn vị Tư vấn Quản lý Bất động sản.  

Các gói Tư vấn liên quan đến hệ thống kỹ thuật của Savills bao gồm: 

• Gói tư vấn đánh giá thiết kế và hệ thống kỹ thuật (phù hợp với dự án ở giai đoạn trước vận hành) 

• Gói Tư vấn đánh giá hiện trạng hệ thống kỹ thuật (dành cho các dự án đã đi vào vận hành) 

Tìm hiểu thêm dịch vụ Tư vấn Quản lý Bất động sản của chúng tôi tại đây.  

2. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến chi phí năng lượng?

Chi phí năng lượng có thể bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố sau: 

Khu vực nơi tòa nhà tọa lạc

Những yếu tố chính bao gồm hướng, khí hậu, thời tiết và môi trường xung quanh tòa nhà. Hướng ảnh hưởng đến lượng ánh sáng tự nhiên và nhiệt độ tòa nhà nhận được, khí hậu có tác động đến nhu cầu làm lạnh và sưởi ấm, và môi trường xung quanh cũng có những ảnh hưởng nhất định như mật độ xây dựng, cây cối có làm tòa nhà bị che khuất, đòi hỏi năng lượng để chiếu sáng đèn hay biển báo...  

Quy mô và đặc thù của tòa nhà

Đây là các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng năng lượng của tòa nhà. Các đặc điểm về diện tích, kiến trúc của tòa nhà quyết định tổng năng lượng tiêu thụ và dự phòng, hiệu suất năng lượng cùng cách lắp đặt, bố trí các hệ thống và tiện ích công cộng. 

Nhu cầu sử dụng

Yếu tố này bắt nguồn từ nhu cầu của khách thuê và cư dân trong dự án, như nhu cầu sử dụng điều hòa không khí và sưởi ấm, nước, hệ thống chiếu sáng và các hệ thống khác. Tùy vào đặc điểm của khách thuê hoặc số lượng cư dân mà nhu cầu sử dụng tại mỗi dự án sẽ khác nhau. 

Công tác vận hành của đơn vị quản lý

Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp và hiệu quả có thể giúp Chủ đầu tư tối ưu sử dụng năng lượng trong tòa nhà, từ đó góp phần giảm chi phí vận hành chung. 

Làm sao để duy trì hoạt động ổn định của dự án song vẫn tối ưu chi phí vận hành vẫn luôn là một trong những nội dung Savills lưu tâm trong công tác quản lý và nhận được phản hồi tích cực từ Chủ đầu tư hay Ban Quản trị. Tìm hiểu dịch vụ Quản lý Bất động sản của Savills tại đây. 

3. Làm thế nào để quản lý chi phí năng lượng hiệu quả trong tòa nhà?

Quản lý chi phí năng lượng hiệu quả sẽ giảm thiểu chi phí vận hành rõ rệt. Dưới đây là một số giải pháp do chuyên gia Savills khuyến nghị: 

• Đánh giá và điều chỉnh công suất hoạt động của hệ thống kỹ thuật phù hợp với yêu cầu thực tế 

• Sử dụng hệ thống thiết bị tiết kiệm năng lượng và cảm biến tại các khu vực chung 

• Cải thiện cách nhiệt và cách âm, tiết kiệm nguồn nước và chiếu sáng 

• Áp dụng hệ thống quản lý năng lượng 

• Xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hợp lý 

Cụ thể nội dung chi tiết và cách thức thực hiện các giải pháp dựa trên kinh nghiệm vận hành thực tế, chuyên gia Savills sẽ chia sẻ ở các bài viết tiếp theo. 

Kết luận

Làm thế nào để tối ưu chi phí vận hành, đảm bảo lợi nhuận cho dự án mà không ảnh hưởng tới quyền lợi của khách hàng luôn là bài toán mà các Chủ đầu tư quan tâm giải quyết. Chủ đầu tư và đơn vị quản lý cần nắm rõ tỷ trọng các loại chi phí cấu thành, phân tích mức độ tối ưu khả thi của từng loại để tập trung nguồn lực cho các giải pháp có tính hiệu quả cao.  

Tuy nhiên, đặc thù của mỗi dự án và cơ cấu, chuyên môn của đội ngũ vận hành là khác nhau, đòi hỏi cách tiếp cận và triển khai chuyên biệt. Chủ đầu tư cần làm việc chặt chẽ với các đơn vị cung cấp dịch vụ Tư vấn và Quản lý Bất động sản như Savills. Với hơn 25 năm kinh nghiệm quản lý bất động sản đa dạng loại hình cùng đội ngũ nhân sự chuyên môn, Savills sẽ đưa đến những giải pháp chuyên biệt giúp Chủ đầu tư nắm rõ được tình trạng hiện tại của tòa nhà, từ đó có phương án tối ưu chi phí vận hành dự án.  

Liên hệ Bộ phận Quản lý Bất động sản của Savills để được tư vấn cụ thể về dự án. 

Xem thêm bài viết: 

• Làm thế nào để tối ưu quỹ bảo trì nhà chung cư? 

• Cơ sở xây dựng kế hoạch bảo trì cho tòa nhà chung cư 

• Hiểu đúng vai trò của bộ phận kỹ thuật trong quản lý vận hành Tòa nhà