Hiểu đúng vai trò của bộ phận kỹ thuật trong quản lý vận hành Tòa nhà

Hoạt động vận hành mỗi Tòa nhà đòi hỏi sự phối kết hợp giữa các bộ phận chuyên trách khác nhau. Trong đó, đội ngũ kỹ thuật (trực thuộc Chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý tùy từng mô hình và giai đoạn của dự án), sẽ chịu trách nhiệm vận hành toàn bộ hệ thống kỹ thuật thuộc sở hữu của Tòa nhà, đảm bảo các thiết bị hoạt động ổn định và an toàn, không gây ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách hàng và công việc của nhân viên. 

Cách thức xây dựng cơ cấu nhân sự của bộ phận kỹ thuật hiệu quả? 

Đây là một trong những bộ phận quan trọng của Tòa nhà, đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau, bao gồm vận hành hệ thống kỹ thuật, thực hiện bảo trì, giám sát việc cải tạo trang trí thi công thiết kế mặt bằng, quản lý chất lượng dịch vụ kỹ thuật thuê ngoài cũng như quản lý năng lượng. Chủ đầu tư cần hiểu rõ các nội dung công việc này để xây dựng đội kỹ thuật đáp ứng yêu cầu và đảm bảo chất lượng dịch vụ cho dự án. 

Một đội kỹ thuật thường bao gồm Kỹ sư trưởng và các kỹ thuật viên. Kỹ sư trưởng giám sát toàn bộ hoạt động của đội, đảm bảo các công việc liên quan đến vận hành, bảo trì bảo dưỡng được tiến hành đúng, an toàn vào mọi thời điểm. Đây cũng là người chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý hệ thống kỹ thuật Tòa nhà, lập kế hoạch chi phí, giải quyết các vấn đề phát sinh và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc quản lý Tòa nhà hoặc Chủ đầu tư.  

Các nhân viên kỹ thuật sẽ trực tiếp kiểm tra máy móc và thiết bị, thực hiện bảo trì bảo dưỡng, sửa chữa hay nâng cấp theo sự phân công của Kỹ sư trưởng.  

Một đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp với quy trình làm việc bài bản và cơ cấu nhân sự rõ ràng sẽ giúp đảm bảo công tác vận hành hiệu quả và bền vững, tối ưu chi phí, đồng thời duy trì chất lượng dự án nhằm đáp ứng mục tiêu kinh doanh dài hạn. Đây cũng là một trong những nội dung Chủ đầu tư quan tâm khi thiết lập mô hình quản lý, hệ thống quy trình chuyên môn cho từng bộ phận giai đoạn trước khi dự án đi vào vận hành.  

Làm thế nào để chuẩn hóa hệ thống vận hành và đội ngũ nhân sự? Nhận tư vấn từ chuyên gia Savills tại đây.

Bộ phận kỹ thuật đảm nhận các nội dung công việc như thế nào? 

1. Vận hành ổn định hệ thống kỹ thuật Tòa nhà 

Hệ thống cơ điện Tòa nhà bao gồm hệ thống máy lạnh, thông gió, phòng cháy chữa cháy (PCCC), hệ thống cung cấp nguồn điện dự phòng, hệ thống bơm nước, hệ thống đèn và các thiết bị điện khác. Kỹ thuật viên cần tuân thủ quy trình hoạt động chuẩn của bộ phận, kiểm tra hàng ngày để duy trì hệ thống ở trạng thái an toàn và hoạt động tốt cũng như kịp thời khắc phục các sự cố phát sinh nếu có.  

2. Thực hiện bảo trì theo đúng khuyến cáo và/hoặc yêu cầu của nhà sản xuất 

Bên cạnh việc vận hành, để đảm bảo tính bền vững và hoạt động lâu dài của hệ thống, đội ngũ kỹ thuật sẽ định kỳ khảo sát hiện trạng, chủ động đặt hàng đối với các thiết bị, nguyên vật liệu cần sửa chữa/thay mới hoặc báo cáo để thuê đơn vị nhà thầu sửa chữa những hạng mục phức tạp, chẳng hạn như thang máy, trạm điện hay hệ thống PCCC.  

Kế hoạch bảo trì cần được thực hiện định kỳ hàng năm, được xây dựng trên cơ sở các tài liệu, hướng dẫn và tình hình hoạt động thực tế của dự án, để có những đánh giá và phân bổ thời gian thực hiện hay ngân sách bảo trì phù hợp. Cụ thể, các tiêu chí tham khảo xây dựng kế hoạch bảo trì bao gồm: 

• Quy định của Bộ xây dựng 

• Hướng dẫn từ nhà sản xuất hay bên lắp đặt thiết bị, hệ thống 

• Đặc thù hệ thống kỹ thuật của dự án  

• Định mức tiêu hao vật tư, phụ tùng thay thế cần mua bổ sung 

Chẳng hạn, hệ thống thông gió và điều hòa của Tòa nhà vận hành liên tục với công suất cao, điều này dễ dẫn đến hao mòn, hỏng hóc. Do đó, kế hoạch bảo trì bảo dưỡng hệ thống này phải được duy trì liên tục nhằm đảm bảo trải nghiệm của người sử dụng tại dự án. Các công việc của đội ngũ kỹ thuật thường bao gồm kiểm tra tình trạng hoạt động, bảo dưỡng dàn lạnh, dàn nóng, kiểm tra nguồn điện, hệ thống điều khiển và vận hành chạy thử hệ thống với hệ thống điều hòa. Thêm vào đó, họ có thể đề xuất các biện pháp cải tiến để nâng cao hiệu suất và kéo dài tuổi thọ của hệ thống, hướng tới tối ưu hiệu quả vận hành và chi phí. 

Sau một thời gian hoạt động, Chủ đầu tư có xu hướng thuê một đơn vị thứ ba đánh giá khách quan hiện trạng cơ sở vật chất, hệ thống kỹ thuật và hiệu quả vận hành Tòa nhà, giúp đánh giá và lường trước những khoản chi phí cho việc sửa chữa và khắc phục hệ thống trang thiết bị, nâng cao giá trị và hình ảnh Tòa nhà trong tương lai.  

Tìm hiểu thêm Gói tư vấn báo cáo đánh giá hiện trạng hệ thống kỹ thuật Tòa nhà 

3. Giám sát việc cải tạo trang trí thi công thiết kế mặt bằng và quản lý chất lượng của các dịch vụ kỹ thuật thuê ngoài 

Đội ngũ kỹ thuật cần giám sát chặt chẽ và can thiệp khi có vấn đề trong công tác thiết kế, thi công kiến trúc hay nội thất của các đơn vị do khách hàng thuê ngoài. Các hoạt động của những đơn vị này cần diễn ra dưới sự kiểm soát của đội ngũ kỹ thuật với góc nhìn chuyên môn về vận hành, tránh ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh và cuộc sống của cư dân và khách thuê khác hay ảnh hưởng trực tiếp đến kết cấu và các hệ thống khác trong tòa nhà. 

Đội ngũ kỹ thuật, đặc biệt là Kỹ sư trưởng, sẽ cần trao đổi, theo dõi và phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ ngoài như lắp đặt và bảo trì thang máy, hệ thống điện, trạm điện, hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC)... để đảm bảo chất lượng dịch vụ. Công việc này bao gồm kiểm tra và đánh giá mức độ thực hiện công việc theo đúng kế hoạch, đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và quy định an toàn chung của Tòa nhà. Ví dụ, hệ thống thang máy là một trong những hệ thống thường được các Chủ đầu tư thuê nhà cung cấp ngoài do đây là hệ thống đặc thù, yêu cầu nhân lực có chuyên môn riêng để lắp đặt và sửa chữa. Đội ngũ kỹ thuật Tòa nhà sẽ trực tiếp làm việc với đơn vị cung cấp dịch vụ thang máy, giám sát và nghiệm thu chất lượng công việc.  

4. Quản lý năng lượng hiệu quả 

Đội ngũ kỹ thuật cần đưa ra các giải pháp cụ thể, dựa trên đặc thù về quy mô và công suất hoạt động của từng dự án, có sự điều chỉnh phù hợp, tránh phụ thuộc vào các hướng dẫn mặc định để tối ưu hóa vận hành hệ thống kỹ thuật. 

Kỹ thuật viên sẽ đánh giá và phân tích việc sử dụng năng lượng của hệ thống bằng cách thu thập dữ liệu về lượng tiêu thụ điện và nước hàng ngày, phân tích để hiểu rõ hơn về tình hình sử dụng năng lượng trong Tòa nhà. Đây là cơ sở để đề xuất các biện pháp tối ưu sử dụng năng lượng, hướng đến việc vận hành dự án ổn định và bền vững, tiết kiệm chi phí cho Chủ đầu tư.  

Một trong những chứng chỉ xanh toàn cầu được các Tòa nhà hướng đến hiện nay là Leadership in Energy & Environmental Design, hay LEED, với quản lý năng lượng là một trong hai thành tố chính. Để đạt được chứng chỉ này, Tòa nhà phải đạt một mức tiêu chuẩn nhất định về giảm tiêu thụ năng lượng, phát triển bền vững và một số tiêu chí về thiết kế khác. Đây sẽ là công việc trực tiếp của các đội ngũ kỹ thuật để đáp ứng các tiêu chí trên.  

Kết luận 

Song song với thiết kế hệ thống kỹ thuật, đội ngũ kỹ thuật cũng có vai trò quan trọng, ảnh hưởng tới quá trình vận hành Tòa nhà, liên quan trực tiếp tới các giá trị, hình ảnh và lợi nhuận của dự án cũng như trải nghiệm của cư dân hay khách thuê.  

Tại Savills, chúng tôi cung cấp đa dạng các gói Tư vấn, từ xem xét thiết kế và hệ thống kỹ thuật (phù hợp với dự án ở giai đoạn Xây dựng), thiết lập đội ngũ nhân sự và hệ thống quy trình chuyên môn cho từng bộ phận (phù hợp với dự án ở giai đoạn Tiền khai trương) đến đánh giá hiện trạng hệ thống kỹ thuật (dành cho các dự án đã đi vào vận hành). Với giải pháp hiệu quả, có tính thực tiễn cao, chúng tôi sẽ giúp Chủ đầu tư thiết kế và vận hành hệ thống kỹ thuật hiệu quả, giải quyết bài toán về tối ưu chi phí một cách bài bản và triệt để. Liên hệ bộ phận Quản lý Bất động sản của Savills Việt Nam để được tư vấn các giải pháp chuyên biệt.  

Xem thêm bài viết:  

• Những lưu ý khi lắp đặt hệ thống máy phát điện dự phòng giúp đảm bảo nguồn cấp điện cho vận hành tòa 

• Làm thế nào để đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy tại nhà chung cư? 

• Tại sao nên chú ý bảo trì hệ thống thông gió và điều hòa trong tòa nhà?