Các bước tính toán và xây dựng ngân sách vận hành

Việc tính toán ngân sách vận hành cần dựa trên đặc thù dự án, các chi phí dịch vụ theo mặt bằng trên thị trường, phương án vận hành hợp lý... đảm bảo tuân thủ đúng, đầy đủ các quy định pháp luật cũng như tiêu chuẩn dịch vụ cho khách hàng. Chính vì vậy, việc lên kế hoạch, đưa ra các ước tính và dự trù các khoản thu - chi phải được thực hiện một cách cẩn trọng bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về thị trường, các yếu tố ảnh hưởng và các xu hướng phát triển trong lĩnh vực quản lý bất động sản.

Ngân sách vận hành là gì?

Ngân sách vận hành là danh sách tất cả các khoản chi phí và doanh thu, được tổng hợp bằng cách ước lượng, dự đoán, tính toán trước. Nói cách khác, ngân sách có thể được hiểu đơn giản là một kế hoạch thu và chi phát sinh, nhằm cung cấp góc nhìn tổng thể về hiệu quả hoạt động hiện tại và tương lai cho dự án.  

Việc dự toán cần được thực hiện ngay từ những giai đoạn đầu phát triển dự án bởi đây là tiền đề để tính toán phí dịch vụ trong hợp đồng bán hàng. Phí dịch vụ hợp lý sẽ giúp thu hút khách hàng tiềm năng, và đảm bảo bài toán lợi nhuận cho Chủ đầu tư xét trong dài hạn.

Có thể bạn quan tâm: Những Tiêu Chí Lựa Chọn Đơn Vị Quản lý Vận Hành

Quy trình thiết lập ngân sách bài bản

1. Lên danh mục các khoản thu tại dự án:

Căn cứ vào tình hình thực tế tại mỗi dự án, đơn vị quản lý vận hành sẽ xây dựng kế hoạch khai thác và lên danh mục các khoản thu, thông thường các mục sẽ bao gồm:

• Phí quản lý
• Phí gửi xe
• Phí cho thuê quảng cáo
• Phí cho thuê mặt bằng đặt ATM/ cây bán hàng tự động
• Phí cho thuê mặt bằng kích sóng
• Phí thu từ phân chia lợi nhuận viễn thông…

2. Lên danh mục các khoản chi tại dự án:

Khác với danh mục thu, các khoản chi sẽ phục vụ cho công tác vận hành tại dự án và có thể chia thành các hạng mục chính như sau:

a/ Các khoản chi cho nhân sự vận hành dự án

Phần này chủ yếu bao gồm lương cho nhân sự vận hành, chẳng hạn như các bộ phận thuộc Ban Quản lý Tòa nhà (lễ tân, kỹ thuật, chăm sóc khách hàng…), các nhà thầu cung cấp dịch vụ về an ninh (thuê bảo vệ, quản lý an ninh…) hay dịch vụ làm sạch.

b/ Các khoản chi cho dịch vụ thuê ngoài:

Bên cạnh lương dành cho nhân sự, khoản chi cho các hạng mục điện chiếu sáng công cộng, nước tưới cây, rửa đường và các nhà vệ sinh công cộng, dịch vụ chăm sóc cây xanh, kiểm soát côn trùng, kiểm định các hệ thống, bảo hiểm theo quy định… cũng cần được tính toán kỹ lưỡng khi xây dựng ngân sách vận hành.

Chẳng hạn, tần suất và thời gian sử dụng các thiết bị điện giữa dự án văn phòng và dự án khu dân cư là khác nhau. Tòa nhà văn phòng thường hoạt động theo giờ cố định, từ 8 giờ sáng đến 6 giờ chiều, thứ hai đến thứ sáu hàng tuần. Trong khi đó, khu dân cư hoạt động phần lớn cả ngày, đặc biệt cao điểm vào các dịp lễ tết và các ngày nghỉ khác. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chi phí điện năng, cần góc nhìn chuyên môn về mặt vận hành và kỹ thuật để dự toán chính xác.

c/ Các khoản chi cho hoạt động văn phòng:

Các khoản phát sinh như văn phòng phẩm, mực in, thuê máy photo…

d/ Các khoản chi vật tư tiêu hao:

Bao gồm chi phí thay thế, sửa chữa kỹ thuật, chi phí vật tư hóa chất vệ sinh, hóa chất phục vụ vận hành hệ thống xử lý nước thải, hệ thống bể bơi (nếu có).

Tuy nhiên, nếu tòa nhà chưa đi vào vận hành thực tế hay Chủ đầu tư không có bộ phận chuyên trách, việc thiết lập ngân sách sẽ gặp những khó khăn nhất định. Một đơn vị thứ ba, với kinh nghiệm vận hành bất động sản, đóng vai trò tư vấn sẽ giúp Chủ đầu tư tính toán chính xác và hiệu quả dựa trên căn cứ rõ ràng:

• Dữ liệu thống kê trung bình về chi phí vận hành của dự án cùng loại hình, cùng phân khúc hoặc cùng khu vực nhờ kinh nghiệm vận hành thực tế.
• Thiết kế và hồ sơ kỹ thuật theo đặc thù tòa nhà; thông tin về các thiết bị, máy móc và công nghệ được sử dụng trong tòa nhà.
• Điều kiện, điều khoản và hợp đồng dịch vụ tương ứng với nhu cầu sử dụng của tòa nhà.
• Pháp luật và các quy định liên quan đến chi phí vận hành.
• Xu hướng thị trường, nhu cầu của khách hàng để tư vấn thêm các giải pháp tiết kiệm năng lượng và tài nguyên trong quá trình vận hành, giúp tối ưu chi phí.

Trường hợp thiếu dữ liệu, tính toán sai có thể dẫn đến ngân sách vận hành quá cao làm ảnh hưởng đến doanh số bán, giảm sức cạnh tranh trên thị trường cùng phân khúc; hay không đủ ngân sách để vận hành, duy trì các dịch vụ và tiện ích gây ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống của cư dân.

Với gói Tư vấn về tài chính, Savills sẽ cung cấp giải pháp toàn diện giúp Chủ đầu tư xây dựng ngân sách hoạt động cùng những chi phí đi kèm để đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng dự án; tính toán các chi phí phát sinh trong quá trình vận hành; tính toán phí dịch vụ của từng khu vực và đối tượng trong dự án cũng như dự toán doanh thu

Tìm hiểu thêm về Gói Tư vấn xây dựng dự toán ngân sách vận hành và tính toán phí dịch vụ của chúng tôi.

Xem thêm bài viết:

Quy Trình Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà Chuyên Nghiệp

Tầm quan trọng của dịch vụ Tư vấn quản lý Bất động sản

Tư Vấn Thiết Kế, Lắp Đặt Và Vận Hành Hệ Thống Kỹ Thuật Giúp Tối Ưu Chi Phí