Không gian văn phòng là một trong những điều kiện giúp công ty phát triển, nhờ việc tạo không gian văn phòng chuyên nghiệp đầy đủ tiện nghi cho nhân viên có thể tăng hiệu suất làm việc. Cho nên phong cách thiết kế văn phòng cũng là một phần quan trọng trong việc xây dựng công ty phát triển vững mạnh. Vậy xu hướng thiết kế văn phòng trong tương lai sẽ thay đổi như thế nào. Cùng Savills tìm hiểu trong bài viết này nhé.

1. Những xu hướng thiết kế văn phòng cần quan tâm

Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp

Đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng mà mỗi doanh nghiệp đều muốn đạt được khi thiết kế không gian văn phòng. Những yếu tố để tạo nên sự chuyên nghiệp trong không gian văn phòng như:

• Sử dụng trang bị và thiết bị hiện đại và đảm bảo tính năng hoạt động tốt.
• Tạo môi trường làm việc riêng tư và trang nghiêm.
• Đảm bảo điều hòa vừa phải về ánh sáng và nhiệt độ.
• Sử dụng màu sắc và trang trí thông minh để tạo cảm giác trẻ trung và sáng tạo.
• Hỗ trợ các tiêu chuẩn an toàn và môi trường sức khỏe.

Tất cả những yếu tố này sẽ giúp tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp và có thể thu hút nhân sự chất lượng, từ đó giúp cải thiện hiệu quả và sức mạnh của doanh nghiệp.

Tối ưu hoá không gian sử dụng

Tối ưu hóa không gian sử dụng là việc thiết kế, cải tạo và sử dụng không gian một cách hiệu quả nhất để tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, thoải mái và hữu ích. Điều này có thể được thực hiện bằng cách:

• Sử dụng đầy đủ tất cả các diện tích sử dụng, từ tầng trệt đến trần.
• Thiết kế những khu vực cần thiết và tối ưu cho mục đích sử dụng.
• Sử dụng các loại tủ, kệ và thiết bị di động để di chuyển linh hoạt và tăng không gian sử dụng.
• Sử dụng ánh sáng tự nhiên và cảnh quan để tạo môi trường sáng và tươi trẻ.
• Sử dụng màu sắc, chất liệu và thiết kế để tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và có tính cá nhân.

Áp dụng công nghệ 

Sử dụng công nghệ và tiên tiến hơn trong việc tạo môi trường sống và làm việc trong lành có nghĩa là:

• Nâng cấp các thiết bị văn phòng hiện đại để phục vụ cho công việc để tăng hiệu suất và chất lượng công việc.
• Chuyển đổi số sản phẩm và dịch vụ để tiếp cận và chăm sóc khách hàng: Các công cụ trực tuyến cho phép bạn tương tác với các nhà cung cấp dịch vụ, khách hàng và đối tác một cách nhanh chóng và tiện lợi, giúp giảm thiểu thời gian chờ và tiết kiệm chi phí.
• Sử dụng phần mềm, công nghệ tiên tiếp áp dụng vào công việc để giảm thiểu áp lực, stress và giảm thiểu tốn kém của việc làm. Ví dụ như: sử dụng phần mềm quản lý công việc để tự động hoá các quy trình công việc, giúp nhân viên có thể làm việc nhanh chóng và chính xác hơn.

Văn phòng xanh

Xu hướng "văn phòng xanh" hoạt động dựa trên việc tạo ra một môi trường làm việc có trách nhiệm với môi trường, giảm thiểu tác động đến môi trường. Điều này bao gồm sử dụng các tài nguyên tối ưu, tạo môi trường sống và làm việc trong lành và sử dụng công nghệ xanh. Xu hướng xây dựng toà nhà đạt chứng nhận xanh  đang rất phát triển trên thế giới với nhiều tiêu chí để phát triển. Tại Việt Nam, xu hướng này cũng đang được áp dụng cho các toà nhà xây dựng trong những năm gần đây.

Trên đây là những xu hướng thiết kế văn phòng trong năm 2023 và xa hơn mà chúng tôi giới thiệu cho bạn, nếu bạn đang nhu cầu tìm kiếm văn phòng cho doanh nghiệp, liên hệ bộ phận cho thuê thương mại Savills.

2. 9 cách để tạo ra một văn phòng hoàn hảo

Công nghệ và nhu cầu đề cao sức khỏe đang thay đổi môi trường làm việc hiện đại. Nhân viên đang quay lưng lại với xu hướng làm việc truyền thống và áp dụng các cách thức làm việc linh hoạt.

Theo bà Từ Thị Hồng An, Giám đốc Cho thuê Thương mại, Savills Việt Nam chia sẻ “Việc thay đổi cơ cấu lao động từ thế hệ X sang thế hệ Z cũng đang trở thành yếu tố cần thiết để các nhà đầu tư cân nhắc trong việc thay đổi thiết kế văn phòng. Với 32% dân số thuộc thế hệ Z: người trẻ cần không gian thoáng, sáng tạo, chăm sóc bản thân, cân bằng công việc - cuộc sống, giải pháp văn phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược tuyển dụng lâu dài của khách thuê, do đó, các nhà đầu tư cao ốc văn phòng buộc phải cân nhắc những thay đổi trong bối cảnh hiện tại ”.

Khi sức khỏe và công nghệ trở thành một động lực thúc đẩy việc định hình cách mọi người có thể và muốn làm việc, các doanh nghiệp cần phải tìm kiếm các giải pháp linh hoạt giúp cung cấp nhiều dịch vụ hơn là việc chỉ đơn thuần cung cấp những diện tích cho thuê.

Dưới đây là 9 cách có thể cải thiện văn phòng.

Thiết kế để mọi người di chuyển

Các tòa nhà cần thay đổi thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động thể chất trong công ty. Ví dụ, một cầu thang có thể được đặt trong khuôn viên tòa nhà để đem đến một tầm nhìn thoáng mát khi bạn leo lên cao hơn, với biển báo khuyến khích đi bộ, chẳng hạn như biển báo tại thang máy để khuyến khích sử dụng thang bộ.

Ánh sáng ban ngày cũng rất quan trọng - không chỉ để chiếu sáng không gian hiệu quả mà còn hỗ trợ nhịp sinh học tự nhiên của cơ thể.

Thúc đẩy sức khỏe toàn diện

Yếu tố xã hội có thể là một thành phần quan trọng trong việc cải thiện hành vi chăm sóc sức khỏe. Điều này có thể ở dạng một ứng dụng thể dục khuyến khích mọi người cạnh tranh với nhau hoặc một người quản lý cộng đồng tại nơi làm việc giới thiệu, mời gọi mọi người tham gia các lớp học yoga thay vì ăn donut.

Những nỗ lực như vậy có thể cần một khoản đầu tư ban đầu, chẳng hạn như tiếp cận với một không gian phù hợp. Theo nghiên cứu được công bố trên tạp chí chăm sóc sức khỏe Health Affairs của Hoa Kỳ, chi phí y tế giảm 3,27 đô la cho m��i đô la chi cho các chương trình chăm sóc sức khỏe.

Trải nghiệm cùng các giác quan

Trong năm giác quan, khứu giác và vị giác có thể là hai giác quan mà chúng ta cho là ít sử dụng nhất trong môi trường văn phòng. Mùi hương gắn liền với ký ức - các nhà bán lẻ và thương hiệu khách sạn thường sử dụng mùi hương đặc trưng để tạo ra những trải nghiệm đa giác quan đáng nhớ.

Các dung dịch tạo mùi hương như xà phòng và nến trong nhà vệ sinh có chi phí thấp nhưng vẫn đem đến cho khách thuê thấy rằng bạn đã cho là họ có trải nghiệm đầy đủ về giác quan. Hương vị có thể đơn giản như cung cấp cà phê chất lượng tốt để chứng minh rằng chủ nhà đang đem đến cho khách thuê văn phòng nhiều lợi ích hơn mức tối thiểu, hoặc cung cấp đồ ăn nhẹ đa dạng và bổ dưỡng.

Để mọi người được kiểm soát

Công nghệ đảm bảo sự thoải mái, cho phép tùy chỉnh và mang lại cho con người suy nghĩ sở hữu là một nhu cầu thiết yếu. Ví dụ: như là một phần của giải pháp trải nghiệm nơi làm việc, Comfy cung cấp một ứng dụng “trao quyền cho nhân viên kiểm soát tất cả các khía cạnh trong văn phòng của họ - bao gồm dễ dàng tìm thấy các tiện nghi, xem và đặt chỗ làm việc có sẵn cũng như điều chỉnh nhiệt độ và ánh sáng theo sở thích cá nhân” Erica Eaton, Phó Giám đốc Chiến lược và Phát triển Kinh doanh tại Comfy. "Comfy tổng hợp dữ liệu từ sự tương tác của nhân viên với ứng dụng và dữ liệu từ các hệ thống tòa nhà khác nhau để thúc đẩy việc sử dụng tòa nhà một cách tối ưu nhất".

Trao quyền bằng công nghệ

Các tiện ích có thể cải thiện sự thoải mái, năng suất và sự hài lòng - nhưng chỉ khi chúng được quản lý tốt. Khi các văn phòng và khách thuê tạo ra lượng dữ liệu ngày càng tăng, cần có sự lãnh đạo ở điểm giao nhau giữa con người, địa điểm và công nghệ.

Một nhân viên kỹ thuật công nghệ của tòa nhà có thể sử dụng dữ liệu để đưa ra trường hợp thay đổi tại nơi làm việc. Họ cũng có thể có kiến thức chuyên môn về thiết kế hoặc khoa học xã hội và kết hợp các lĩnh vực này với công nghệ để giúp cộng đồng phát triển.

Thu hút mọi người bằng dữ liệu

Những người ở trong các tòa nhà thông minh muốn biết dữ liệu của họ đang được sử dụng như thế nào. Các công cụ như truy cập vân tay hay nhận dạng khuôn mặt cần cân bằng giữa bảo mật và quyền riêng tư.

Các dịch vụ kỹ thuật số mà mọi người đã sử dụng, chẳng hạn như Google Maps và các ứng dụng gọi xe, đã giúp họ trở nên thoải mái hơn trong việc chia sẻ thông tin - người dùng nhận ra rằng làm như vậy sẽ mang lại trải nghiệm tốt hơn.

Đề cao tính linh hoạt

Các văn phòng tư nhân hiện chiếm 25% diện tích sàn trong các cơ sở làm việc chung, theo khảo sát mới nhất từ Deskmag. Cal Lee, người sáng lập kiêm Trưởng bộ phận Workthere, một liên doanh của Savills giúp các doanh nghiệp tìm kiếm không gian linh hoạt, tin rằng mọi người thường nhầm lẫn thuật ngữ ‘văn phòng chia sẻ’ với ‘làm việc linh hoạt’. Ông nói: ‘Các công ty đặt văn phòng tư nhân đang tập trung vào văn hóa này. Đó là khía cạnh cộng đồng; họ muốn gặp gỡ và cộng tác với các công ty khác, tham dự các sự kiện miễn phí và tận hưởng các đặc quyền đơn giản, như bữa sáng hoặc bánh ngọt miễn phí.’

Tạo ra sự khác biệt

Là một nhà điều hành hợp tác gia tăng, Lee dự đoán sẽ có sự thay đổi đối với các chiến lược thích hợp. Ông nói: “Đây có thể là lĩnh vực cụ thể, vì vậy công nghệ, bán lẻ, thời trang hoặc nghệ thuật, và đơn vị quản lý vận hành sẽ quản lý sự kết hợp của các công ty.

Trung tâm Điều hành có trụ sở tại Hồng Kông, đã hoạt động được 25 năm, là một ví dụ. Giám đốc điều hành Paul Salnikow cho biết: “Thật bí ẩn, tại sao tất cả các lựa chọn hợp tác này lại cạnh tranh với một sản phẩm gần như giống hệt nhau. Chúng tôi nhận thấy thị trường đang mở rộng và ngày càng trở nên cao cấp hơn, buộc chúng tôi phải tăng gấp đôi nỗ lực của mình để tạo sự khác biệt.”

Cung cấp nhiều dịch vụ hơn là không gian

Co-working là một tòa nhà và quản lý một hệ sinh thái thành công. Các nhà cung cấp có thể tập hợp các công ty mới thành lập và các công ty đã thành lập, đồng thời kết hợp công nghệ với các ngành khác. Các tiện nghi, từ đồ uống miễn phí đến các dịch vụ như tiếp thị và tư vấn pháp lý, có thể dễ dàng thêm 1-2 đô la cho mỗi 1 đô la của không gian truyền thống.

Co-working đắt hơn trên mỗi mét vuông. Nhưng giá trị của co-working nằm ở mật độ và sự tiết kiệm chi phí phù hợp. Các nhà điều hành cùng làm việc sử dụng ít không gian hơn, vì vậy chi phí cho mỗi người có thể thấp hơn - đôi khi là đáng kể. Ví dụ, ở Paris, chi phí cao hơn khoảng ba lần so với không gian truyền thống, nhưng chi phí cho mỗi người thấp hơn gần 30%.

Đó là lý do tại sao các công ty và cá nhân đang lựa chọn dịch vụ và tính linh hoạt, đồng thời hợp tác có giá trị thực sự khi so sánh với không gian văn phòng truyền thống.