Tổng hợp các vấn đề tài chính thường gặp khi vận hành dự án

Quá trình xây dựng dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng nhằm đảm bảo dự án vận hành ổn định và bền vững. Với kinh nghiệm vận hành được đúc rút từ quá trình tư vấn và quản lý các dự án bất động sản trong 29 năm qua tại thị trường Việt Nam, các chuyên gia Savills sẽ chỉ ra những vấn đề tài chính chủ đầu tư thường gặp khi vận hành dự án.

Dự toán ngân sách vận hành là căn cứ mấu chốt để chủ đầu tư cân đối đưa ra mức phí dịch vụ cạnh tranh trong hợp đồng bán hàng hay hợp đồng cho thuê. Chính vì vậy, việc dự toán cần được thực hiện ngay từ những giai đoạn đầu phát triển dự án với tầm nhìn xuyên suốt vòng đời của dự án và các biến động của thị trường xét trong dài hạn.  

Với kinh nghiệm quản lý đa dạng các loại hình dự án bất động sản, từ trung tâm thương mại, văn phòng cho thuê, chung cư cao cấp tới khu đô thị, các chuyên gia thuộc Đội ngũ Quản lý Bất động sản Savills sẽ phân tích những vấn đề tài chính thường gặp khi vận hành dự án. Qua đó, Savills sẽ đưa ra những khuyến nghị hay giải pháp phù hợp, đặt mục tiêu xây dựng dự toán ngân sách tối ưu và giảm thiểu các vấn đề phát sinh liên quan đến chi phí cho chủ đầu tư. 

Chủ đầu tư chưa tính toán đầy đủ các chi phí cần thiết để vận hành dự án hay dùng sai nguồn quỹ ở một số trường hợp 

Việc chủ đầu tư chưa tính toán đầy đủ chi phí vận hành cho dự án hoặc sử dụng sai nguồn quỹ có thể dẫn đến nhiều vấn đề.  

Chẳng hạn, mức ngân sách không đủ để duy trì dịch vụ thiết yếu, tiêu chuẩn của tòa nhà như bảo trì thang máy, vệ sinh, an ninh..., tác động đến chất lượng cuộc sống của cư dân và hoạt động của khách thuê thương mại, dẫn đến mâu thuẫn giữa các bên liên quan hay tiềm ẩn nguy cơ pháp lý. Trường hợp mức ngân sách quá cao có thể ảnh hưởng đến doanh số bán hoặc cho thuê, giảm sức cạnh tranh trên thị trường cùng phân khúc.   

Nguyên nhân một phần có thể đến từ phía chủ đầu tư chưa xem xét một cách toàn diện và đầy đủ các yếu tố vận hành hay các kịch bản tài chính khác nhau. Mặt khác, hoạt động quản lý vận hành bất động sản đòi hỏi sự linh hoạt và thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường, quy định pháp luật hay thị hiếu của cư dân, khách thuê. Tuy nhiên, nhiều chủ đầu tư vẫn áp dụng các phư��ng pháp quản lý truyền thống, thiếu sự đổi mới và cập nhật. Việc thiếu hụt dữ liệu và hệ thống quản lý thông tin hiệu quả cũng khiến chủ đầu tư gặp khó khăn trong việc theo dõi, đánh giá và điều chỉnh chi phí vận hành một cách khoa học. 

Một nguyên nhân khác khiến bảng dự trù ngân sách xây dựng cho giai đoạn vận hành khi đưa vào thực tế bị vượt quá hạn mức là vì một số chủ đầu tư chưa liệt kê đầy đủ các khoản cần chi hoặc các mục cần chi chưa đúng với ngân sách sử dụng theo quy định. Chẳng hạn, các chi phí như chi phí hút bể phốt, chi phí nuôi cấy vi sinh, chi phí bổ sung vi sinh cho hệ thống xử lý nước thải cần được làm rõ xem được hạch toán vào ngân sách vận hành hay ngân sách bảo trì.  

Mặt khác, thay vì xây dựng dự toán chi phí vận hành dựa trên khảo sát thực tế và dữ liệu thị trường mới nhất, nhiều chủ đầu tư đang sử dụng "bản sao" từ những năm trước đó mà chưa có sự điều chỉnh cho phù hợp với thực tế. Điều này dẫn đến việc dự toán chi phí bị lỗi thời, thiếu chính xác và không phản ánh đúng nhu cầu vận hành hiện tại của dự án. 

Một số tư vấn của chuyên gia Savills khi xây dựng ngân sách vận hành:

Mở rộng, khai thác tối đa các khoản doanh thu:

• Cho thuê quảng cáo. 
• Cho thuê bãi đỗ xe, mặt bằng đặt máy ATM. 
• Chia sẻ lợi nhuận mạng viễn thông. 
• Cho thuê mặt bằng kích sóng điện thoại. 
• Phí sử dụng tiện ích của cư dân (nếu có). 

Liên tục cập nhật những thay đổi về chi phí vận hành:

• Giá điện, nước, Internet. 
• Chính sách về lương, phúc lợi nhân sự. 
• Bảo hiểm cháy nổ bắt buộc. 

Thiết lập ngân sách bài bản và dựa trên đặc thù, hoạt động thực tế của dự án.

Phân định cụ thể các danh mục chi về đúng đối tượng và nguồn chính xác.

Có thể bạn quan tâm: Các bước tính toán và xây dựng ngân sách vận hành

Chủ đầu tư sử dụng mức phí quản lý của các dự án tương tự cùng phân khúc, dẫn tới việc thiếu chi phí vận hành.

Trong cùng một phân khúc bất động sản, ví dụ như chung cư cao cấp, mỗi dự án sở hữu những đặc điểm riêng biệt, từ vị trí, quy mô, tiện ích nội khu, mật độ dân cư đến chất lượng thi công, vật liệu sử dụng… Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu vận hành và chi phí, dẫn đến sự khác biệt trong mức phí quản lý của từng dự án. 

Việc so sánh và sử dụng nguyên mức phí quản lý với các dự án cùng phân khúc sẽ dẫn đến thiếu chi phí vận hành. Ở một số trường hợp, chủ đầu tư có thể phải bù quỹ hay dự án xuống cấp sau khi bàn giao cho Ban Quản trị.  

Để xác định chính xác mức phí quản lý, chủ đầu tư cần xem xét toàn diện các yếu tố, bao gồm cả thiết kế kiến trúc và hệ thống kỹ thuật hay sở hữu chung – riêng. Ở giai đoạn đầu này, việc phân định sở hữu chung – riêng cũng cần được xem xét một cách toàn diện do ảnh hưởng đến quá trình dự toán ngân sách. Sự phân định rõ ràng sẽ giúp Chủ đầu tư nắm bắt đầy đủ các khoản thu từ các khu vực của dự án, các bên liên quan chịu trách nhiệm cho phần chi phí phát sinh hay đề xuất tỷ lệ đóng góp chi phí vận hành, chi phí bảo trì trong dự án.

Các vấn đề phát sinh liên quan đến chi phí khi dự án đã đi vào vận hành thường khó giải quyết, gây ảnh hưởng tới mối quan hệ của các bên liên quan, bao gồm chủ đầu tư, cư dân, khách thuê và Ban Quản lý. Vì vậy, chủ đầu tư cần tinh toán lường trước các rủi ro tài chính ngay từ giai đoạn đầu của dự án để tối ưu chi phí và đảm bảo công tác vận hành hiệu quả. 

Savills hiện là đơn vị cung cấp dịch vụ Tư vấn và dịch vụ Quản lý Bất động sản hàng đầu tại Việt Nam với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm cùng bộ quy trình vận hành đạt chuẩn quốc tế, được hiệu chỉnh cho phù hợp với đặc thù và các quy định/tiêu chuẩn vận hành tại Việt Nam. Với các gói tư vấn đa dạng xuyên suốt vòng đời dự án, chúng tôi giúp Chủ đầu tư thu hút khách hàng tiềm năng, tối ưu chi phí đầu tư, tiết kiệm nguồn lực và chi phí vận hành, nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trong dài hạn của Chủ Đầu tư trên thị trường. Tìm hiểu về dịch vụ Tư vấn quản lý Bất động sản của chúng tôi. 

Khó khăn phân bổ chi phí gây trở ngại thu phí cho chủ sở hữu và khách thuê, ảnh hưởng đến việc ký hợp đồng và thu phí đầy đủ.

Chủ đầu tư gặp khó khăn khi phân bổ chi phí cho các chủ sở hữu, khách thuê nên không đưa vào hợp đồng thuê hay bán hàng, dẫn đến việc không thu đủ được phí

Chủ đầu tư cần phân định rõ ràng các khu vực thuộc sở hữu chung - riêng ngay từ giai đoạn đầu của dự án bởi đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình dự toán ngân sách.  

Lợi ích của việc phân định sở hữu chung – riêng rõ ràng: 

• Nắm bắt nguồn thu chính xác: Chủ đầu tư có thể xác định đầy đủ các khoản thu từ các khu vực của dự án, từ đó lập kế hoạch thu chi và dự toán ngân sách vận hành dự án hợp lý. 

• Phân chia trách nhiệm rõ ràng: Việc phân định sở hữu chung - riêng giúp xác định rõ ràng trách nhiệm của từng bên liên quan trong việc chi trả cho các khoản chi phí phát sinh, bao gồm chi phí vận hành, bảo trì, sửa chữa… 

• Đề xuất tỷ lệ đóng góp hợp lý: Dựa trên diện tích sở hữu của từng chủ hộ, chủ đầu tư có thể đề xuất tỷ lệ đóng góp chi phí vận hành, bảo trì một cách công bằng và minh bạch, đảm bảo quyền lợi cho tất cả các bên tham gia. 

• Hạn chế tranh chấp: Phân định rõ ràng sở hữu chung - riêng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tối đa mâu thuẫn, tranh chấp giữa các chủ hộ về việc sử dụng và đóng góp chi phí cho các khu vực chung trong dự án. 

Để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc vận hành dự án, việc xác định rõ ràng trách nhiệm tài chính của từng chủ sở hữu đóng vai trò vô cùng quan trọng. Điều này đòi hỏi chủ đầu tư cần thực hiện các bước sau: 

•  Thỏa thuận và nắm rõ nghĩa vụ tài chính của chủ sở hữu

Chủ đầu tư cần tổ chức các buổi họp với các chủ sở hữu để thảo luận và thống nhất về các khoản chi phí vận hành, bảo trì dự án. Các khoản chi phí cần được phân chia rõ ràng theo diện tích sở hữu chung và riêng của từng chủ hộ. Chủ đầu tư cần lưu giữ đầy đủ các biên bản thỏa thuận, hợp đồng liên quan để đảm bảo tính pháp lý và tránh tranh chấp về sau. 

• Đề xuất quyền và nghĩa vụ của từng chủ sở hữu đối với từng loại diện tích sở hữu 

Quyền sử dụng và nghĩa vụ đóng góp chi phí cho các diện tích này cần được quy định cụ thể trong hợp đồng mua bán nhà ở hoặc quy chế quản lý chung cư. Chẳng hạn, đối với diện tích chung như thang máy, sảnh chung, hồ bơi, chủ sở hữu có quyền sử dụng chung và có nghĩa vụ đóng góp chi phí vận hành, bảo trì theo tỷ lệ thống nhất. 

• Xây dựng bộ nội quy phù hợp với thiết kế và đặc thù của dự án 

Bộ nội quy cần quy định cụ thể về việc sử dụng các khu vực chung, việc bảo quản tài sản chung, quy trình xử lý vi phạm… Nội dung nội quy cần phù hợp với thiết kế, đặc thù của dự án và đảm bảo sự công bằng cho tất cả các chủ sở hữu. Việc ban hành và thực thi nội quy một cách nghiêm minh sẽ giúp duy trì trật tự chung, bảo vệ tài sản chung và nâng cao chất lượng cuộc sống cho cư dân. 

Chủ đầu tư chưa hiểu về các mô hình tài chính để lựa chọn mô hình phù hợp và tối ưu nhất cho dự án

Lựa chọn mô hình tài chính phù hợp là nền tảng cho việc xây dựng chiến lược tài chính hiệu quả cho dự án bất động sản. Mô hình tài chính sẽ quyết định nguồn vốn đầu tư, cách thức sử dụng vốn, cấu trúc chi phí và doanh thu. Mỗi mô hình đều có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với điều kiện và mục tiêu cụ thể của từng dự án. 

Do luật thuế liên tục thay đổi trong vài năm gần đây, việc cập nhật các mô hình tài chính là cần thiết để xác định hướng phân bổ chi phí phù hợp với xu hướng thị trường, giúp tối ưu ngân sách cho dự án.  

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn tài chính bất động sản, Savills cam kết sẽ cung cấp các giải pháp toàn diện giúp chủ đầu tư xây dựng ngân sách hoạt động cùng những chi phí đi kèm để đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng dự án; tính toán các chi phí phát sinh trong quá trình vận hành; tính toán phí dịch vụ của từng khu vực và đối tượng trong dự án cũng như dự toán doanh thu.