Tổng hợp các vấn đề vận hành tiềm ẩn liên quan đến thiết kế kiến trúc tòa nhà

Quá trình thiết kế và xây dựng tòa nhà nếu chưa xem xét toàn diện các yếu tố vận hành có thể nảy sinh bất cập khi đưa vào hoạt động, ảnh hưởng đến cư dân và khách hàng. Hiểu và giải quyết những vấn đề này từ giai đoạn thiết kế là quan trọng để đảm bảo vận hành tòa nhà hiệu quả và an toàn. Nội dung bài viết bao gồm 2 phần, với kinh nghiệm dày dặn trong việc tư vấn và vận hành đa dạng các dự án bất động sản tại thị trường Việt Nam, các chuyên gia của Savills sẽ chỉ ra những vấn đề tiềm ẩn liên quan đến kiến trúc và thiết kế tòa nhà, bắt đầu với các yếu tố trong phần 1 dưới đây.

Phần lớn các chi phí phát sinh hay vấn đề trong quá trình quản lý đến từ những hạn chế trong thiết kế kiến trúc tòa nhà và hệ thống kỹ thuật được đầu tư ngay từ ban đầu. Dưới góc độ quản lý vận hành, thiết kế kiến trúc phải cân bằng giữa việc đảm bảo các giá trị thẩm mỹ, đáp ứng trải nghiệm tiện nghi cho cư dân và khách thuê, đồng thời xem xét các yếu tố về chức năng và sự an toàn để giảm thiểu bất cập chi phí trong quá trình vận hành sau này.  

Chính vì vậy, ngay từ giai đoạn xây dựng dự án, đặc biệt là các tòa nhà phức hợp nhiều công năng, chủ đầu tư nên có sự tham vấn của cả đơn vị xây dựng và đơn vị tư vấn quản lý bất động sản. Góc nhìn đa chiều từ hai đơn vị chuyên môn này sẽ giúp đảm bảo dự án đáp ứng thị hiếu và trải nghiệm khách hàng, từ đó nâng cao giá trị và lợi thế cạnh tranh của dự án.  

Sự khác nhau giữa góc nhìn của đơn vị xây dựng và đơn vị tư vấn quản lý khi phát triển dự án.  

Với kinh nghiệm vận hành đa dạng các loại hình bất động sản, Đội ngũ Quản lý Bất động sản Savills sẽ giúp chủ đầu tư xem xét toàn bộ thiết kế kiến trúc và công năng dự án, từ đó đưa ra các đề xuất phù hợp giúp tối ưu chi phí đầu tư và nâng cao hiệu quả quản lý.  

1. Giao thông tòa nhà

Một trong những thách thức lớn trong việc vận hành các dự án phức hợp nằm ở yếu tố giao thông tòa nhà. Giao thông tòa nhà được hiểu là hệ thống quản lý và tổ chức di chuyển của người và phương tiện trong khuôn viên tòa nhà, bao gồm cả các phương tiện như ô tô, xe máy, xe đạp và cả người đi bộ. Đây là một phần quan trọng của công tác quản lý vận hành tòa nhà, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của cư dân và khách thuê.  

Nếu không được quản lý và tổ chức tốt, giao thông trục đứng và trục ngang thiếu hợp lý có thể gây chồng chéo và ùn tắc, cản trở cho các nhóm có mục đích di chuyển khác nhau, từ đó làm giảm hiệu suất hoạt động của tòa nhà. Ngoài ra, việc lắp đặt hay sử dụng các thiết bị phân luồng, dẫn hướng giao thông chưa hợp lý cũng gây mất thời gian và không an toàn, đồng thời có thể tạo ra nguy cơ về giao thông và an ninh cho cư dân và nhân viên, gây ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của dự án. 

Việc xây dựng hệ thống giao thông trục đứng và trục ngang hợp lý là điều cần thiết và là phương án giải quyết hiệu quả nhất. Giao thông trục đứng tập trung vào việc di chuyển từ các tầng khác nhau của tòa nhà thông qua thang máy, thang bộ và thang cuốn, giúp đảm bảo rằng cư dân và khách thuê có thể di chuyển giữa các tầng một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Trong khi đó, giao thông trục ngang là việc di chuyển giữa các khu vực, phòng chức năng và tiện ích trên cùng một tầng của tòa nhà. Các lối đi rộng rãi, khu vực tiện ích được đặt ở các vị trí thuận tiện, và việc quản lý không gian được thực hiện hợp lý giúp tạo ra một môi trường thuận tiện và an toàn cho người sử dụng. Với các phương án giao thông này, việc di chuyển trong tòa nhà trở nên dễ dàng hơn, giảm thiểu thời gian chờ. Đồng thời, việc tổ chức khoa học cũng giúp tăng hiệu suất vận hành và giảm nguy cơ xảy ra sự cố.  

Với dịch vụ Tư vấn Quản lý Bất động sản, Savills sẽ xem xét lại toàn bộ thiết kế về lưu thông của tòa nhà (các lối ra vào dự án, bãi đậu xe, thang bộ, thang máy…) và tư vấn cụ thể phương án tới chủ đầu tư nhằm:

• Đảm bảo lối ra vào thuận tiện nhất và quy mô tốt nhất. 
• Lưu thông nội bộ giữa các nhóm khách của tòa nhà: cư dân, khách thuê thương mại. 
• Tối đa hóa việc sử dụng thang máy, thang bộ, và thang cuốn (nếu có) nhưng vẫn đảm bảo việc tiết kiệm chi phí điện năng.

2. Thiết kế bãi đậu xe

Nhu cầu đậu đỗ xe lớn trong khi quỹ đất trên mặt đất có những hạn chế nhất định khiến bài toán thiết kế bãi đậu xe ngày càng trở nên khó khăn. Thiết kế bãi đậu xe cần tuân thủ các quy chuẩn xây dựng và PCCC, đảm bảo hiệu quả kiểm soát an ninh cao nhất, mang đến sự thuận tiện cho khách hàng cũng như tiết kiệm chi phí vận hành sau này. 

Một số các vấn đề vận hành tiềm ẩn khi các bãi đỗ xe không được thiết kế đúng tiêu chuẩn có thể kể đến như: 

• Chưa khai thác tối ưu diện tích, gây ra sự lãng phí không gian và phát sinh chi phí không cần thiết. 
• Tiềm ẩn nguy cơ cháy nổ, bất cập khi thẩm duyệt PCCC.  
• Thiếu định hướng theo xu thế chung về môi trường, tiêu tốn năng lượng lớn và làm giảm giá trị của dự án khi không phản ảnh được cam kết về xu hướng bền vững. 
• Tăng chi phí vận hành và bảo trì do sửa chữa và bảo dưỡng hệ thống, đồng thời cần nhiều nguồn lực hơn để quản lý và duy trì, điều này có thể gây ra tăng chi phí vận hành và giảm lợi ích kinh tế của dự án. 

Dưới đây là một số giải pháp chủ đầu tư có thể cân nhắc thực hiện trong dài hạn để phù hợp với các loại hình dự án, giúp cân bằng tính thẩm mỹ và công năng của các bãi đỗ xe trong các tòa nhà phức hợp: 

• Kẻ vạch khu đỗ xe, đặt biển cấm đỗ hoặc sơn vạch chéo trước các khu vực như cửa phòng xử lý nước thải và tủ chữa cháy để các xe không đỗ bừa bãi. 
• Sơn các góc tường, cột để tránh rủi ro bị va quệt gây thiệt hại tài sản trong tòa nhà. 
• Khảo sát, đưa phương án lắp đặt hệ thống báo chỗ trống đỗ ô tô dưới hầm để thuận tiện cho công tác quản lý số lượng ô tô, nâng cao chất lượng dịch vụ trong tòa nhà. 
• Quy hoạch, phân loại phân khu đỗ xe máy và xe ô tô một cách khoa học.  
• Cân đối và tận dụng các khu vực phù hợp để tối ưu số lượng xe đỗ.  
• Triển khai hệ thống đỗ xe thông minh. 

Các nội dung về thiết kế có những yêu cầu phức tạp nhất định, cần sự tham vấn của các chuyên gia dưới góc độ vận hành toàn diện. Mặc dù các đơn vị kiến trúc hay xây dựng đã nắm rõ một số nguyên tắc cơ bản liên quan đến vấn đề này, song góc nhìn chuyên môn từ phía đơn vị tư vấn quản lý là cần thiết để cân bằng giữa yếu tổ thẩm mỹ và hiệu quả vận hành. Một khi dự án đã được hoàn thiện và bàn giao, việc đơn vị quản lý đề xuất chỉnh sửa hoặc cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả vận hành sẽ trở nên nan giải và tốn chi phí, thời gian. 

Savills Việt Nam là đơn vị tư vấn quản lý chuyên nghiệp, có thể tham gia sớm từ những bước đầu tiên khi xây dựng kế hoạch dự án nhằm đảm bảo tính toán kỹ lưỡng các trường hợp, duy trì tính minh bạch và giảm thiểu những rủi ro cần thiết sau khi dự án được đưa vào hoạt động. 

3. Layout mặt bằng và các phòng chức năng

Thiết kế layout mặt bằng và các phòng chức năng cần được phân bổ hợp lý, tối ưu diện tích để bán, cho thuê và sử dụng dịch vụ. Hơn nữa, việc sắp xếp các phòng chức năng cần có tính đồng bộ, giảm thiểu tối đa ảnh hưởng đến công tác vận hành, cũng như giảm bớt áp lực về chi phí và nhân lực thực hiện.   

Thiết kế mặt bằng và các phòng chức năng cần đảm bảo:  

• Các phòng chức năng có kích thước phù hợp và được đặt ở vị trí hợp lý, đáp ứng nhu cầu sử dụng của cư dân và khách thuê. 
• Phân bổ mặt bằng công năng của các phòng chức năng phù hợp: phòng ban quản lý tòa nhà, phòng điều khiển trung tâm, phòng an ninh, phòng chứa rác, phòng kho, phòng kỹ thuật.  
• Các khu vực tiện ích công cộng (bể bơi, sân chơi trẻ em, phòng sinh hoạt cộng đồng, phòng gym, spa…) đảm bảo sự thuận tiện, an toàn và hợp lý khi đưa vào vận hành. 
• Vật liệu thuận tiện cho việc vệ sinh và bảo trì, đảm bảo an toàn và tiết kiệm chi phí vận hành. 

Việc thực hiện một kế hoạch quy hoạch tốt sẽ giúp tối ưu hóa sử dụng diện tích, tăng tính đồng bộ giữa các khu vực và giảm thiểu chi phí vận hành. Công nghệ thông minh cũng có thể được áp dụng để theo dõi và quản lý sử dụng không gian một cách hiệu quả. Đồng thời, việc đầu tư vào đào tạo nhân viên bằng cách thiết lập các quy định rõ ràng từ ban đầu, đồng thời phân chia trách nhiệm theo đầu người rõ ràng, về cách sử dụng và quản lý không gian cũng sẽ giúp cải thiện hiệu suất và giảm thiểu chi phí liên quan đến nhân lực. 

Savills hiện là đơn vị cung cấp dịch vụ Tư vấn và Quản lý Bất động sản hàng đầu tại Việt Nam với bộ quy trình vận hành đạt chuẩn quốc tế và đội ngũ chuyên gia đa lĩnh vực, từ kỹ thuật (M&E), kế toán, đào tạo đến vận hành. Chúng tôi cung cấp các gói dịch vụ đa dạng nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của Chủ đầu tư, bao gồm: 

• Tư vấn đánh giá thiết kế kiến trúc và xem xét hệ thống kỹ thuật tòa nhà 
• Tư vấn thiết lập hệ thống quy trình quản lý, bộ nội quy tòa nhà, xây dựng chương trình đào tạo nhân viên 
• Tư vấn xây dựng ngân sách, tính phí dịch vụ 
• Tư vấn về quyền sở hữu chung/riêng 
• Tư vấn báo cáo đánh giá hiện trạng hệ thống kỹ thuật tòa nhà 
• Tư vấn tổ chức hội nghị cư dân

4. Mức độ tác động tới môi trường

Những năm gần đây, Việt Nam đang hướng tới những chỉ tiêu bền vững vào tất cả các chiến lược phục hồi và thúc đẩy kinh tế - xã hội của của từng ngành. Cụ thể, Chính phủ và Bộ Tài chính đã thiết lập nhiều quy định dành cho doanh nghiệp về việc công bố đánh giá tác động môi trường, xã hội và quản trị (ESG) trong báo cáo thường niên. Bên cạnh đó, Bộ Xây dựng cũng đặt ra nhiều tiêu chí về nguyên vật liệu xây dựng, khuyến khích các công trình sử dụng hiệu quả năng lượng và tài nguyên môi trường.

Trong giai đoạn Việt Nam đang hướng tới mục tiêu trung hòa carbon (Net Zero), việc đầu tư phát triển dự án xanh, giảm thiểu tác động đến môi trường, sẽ giúp chủ đầu tư thể hiện được cam kết, nỗ lực và tinh thần trách nhiệm với Chính phủ cũng như toàn xã hội. Khi đưa các tiêu chí phát triển bền vững vào dự án bất động sản, chủ đầu tư sẽ thu về nhiều lợi ích khác nhau trong dài hạn, những chỉ tiêu bền vững vào tất cả các chiến lược phục hồi và thúc đẩy kinh tế - xã hội của của từng ngành.

Cụ thể, Chính phủ và Bộ Tài chính đã thiết lập nhiều quy định dành cho doanh nghiệp về việc công bố đánh giá tác động môi trường, xã hội và quản trị (ESG) trong báo cáo thường niên. Bên cạnh đó, B�� Xây dựng cũng đặt ra nhiều tiêu chí về nguyên vật liệu xây dựng, khuyến khích các công trình sử dụng hiệu quả năng lượng và tài nguyên môi trường.

Đánh giá tác động tới môi trường ở đây cần được hiểu là việc nghiên cứu hồ sơ kỹ thuật, từ đó xây dựng các giải pháp thiết kế kiến trúc, lắp đặt hệ thống M&E và lựa chọn các vật liệu, thiết bị hoàn thiện để hạn chế tối đa tác động của dự án tới môi trường xung quanh, đồng thời tối ưu chi phí xét trong dài hạn. Chẳng hạn, hệ thống xử lý nước thải cần được thiết kế để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn về môi trường và giảm thiểu ô nhiễm. Môi trường không khí và tiếng ồn cũng cần được xem xét để tạo ra một không gian làm việc và sinh hoạt lành mạnh, hiệu quả cho cư dân và khách thuê.

Một số các giải pháp chủ đầu tư có thể cân nhắc từ giai đoạn thiết kế và xây dựng dự án: 

• Công nghệ xử lý tiên tiến: Sử dụng các công nghệ xử lý nước thải tiên tiến như hệ thống xử lý sinh học, xử lý màng, hoặc xử lý bằng tia UV để loại bỏ chất độc hại và vi khuẩn từ nước thải. Biện pháp tương đối đơn giản, dễ vận hành với mức độ tiêu thụ năng lượng thấp. Nước thải sau khi được xử lý có thể tái sử dụng để tưới cây cối hay làm mát, giúp giảm áp lực lên nguồn nước sạch và chi phí vận hành. 
• Hệ thống thông gió và lọc không khí: Thiết kế các hệ thống thông gió hiệu quả kết hợp với bộ lọc không khí để cải thiện chất lượng không khí bên trong tòa nhà, giảm nguy cơ các vấn đề về sức khỏe và tăng cường sự thoải mái cho cư dân và nhân viên làm việc. 
• Âm thanh cách âm: Sử dụng vật liệu cách âm để giảm tiếng ồn từ bên ngoài và bên trong tòa nhà, tăng cường sự yên tĩnh và tập trung. Phần lớn hệ thống cách âm hiện nay được sản xuất dựa trên nghiên cứu kỹ lưỡng về thành phần để đảm bảo thân thiện với môi trường và sức khỏe con người. Vậy nên, đây cũng là một yếu tố duy trì sự tiện nghi của tòa nhà, đảm bảo trải nghiệm hài lòng của cư dân và khách thuê. 
• Tối ưu hóa năng lượng: Thiết kế các hệ thống năng lượng tái tạo như hệ thống điện mặt trời, hệ thống chiếu sáng tiết kiệm năng lượng để giảm lượng khí thải carbon và tiết kiệm chi phí. Theo nghiên cứu của Mạng lưới Hiệu quả Năng lượng Việt Nam (EEN) năm 2022, việc chủ động ứng dụng các giải pháp tiết kiệm năng lượng trong giai đoạn thiết kế, bao gồm việc phân bổ hệ thống điều hòa không khí, thông gió và chiếu sáng hiệu quả, đầu tư hệ thống tái sử dụng năng lượng điện nước… sẽ giúp giảm đến 50% năng lượng tiêu thụ. 

Với kinh nghiệm tư vấn và quản lý đa dạng các loại hình bất động sản, Savills sẽ đưa tư vấn về thiết kế kiến trúc tòa nhà, hướng tới giúp dự án nâng cao hiệu quả quản lý và giảm chi phí vận hành trong dài hạn.

5. Thiết bị và chất liệu hoàn thiện

Một trong những yếu tố quan trọng nhưng thường bị bỏ quên có thể kể đến việc sử dụng thiết bị và chất liệu hoàn thiện.

Việc sử dụng vật liệu và thiết bị không phù hợp sẽ khiến công trình dễ bị môi trường tác động, xuống cấp nhanh chóng hoặc dễ bị hỏng hóc, chẳng hạn như dùng thép dễ bị gỉ và ăn mòn trong môi trường tiếp xúc trực tiếp với đất hoặc nước, sử dụng bê tông không đúng cấp phối hoặc thiếu các phụ gia cần thiết, sử dụng các vật liệu mối hàn kém trong kết cấu thép, sử dụng loại kính không tiết kiệm năng lượng (Low E)… Việc này làm tăng chi phí vận hành, bảo trì và giảm tuổi thọ công trình. Do đó, việc chú trọng vào các thiết bị và vật liệu hoàn thiện là một trong những yếu tố cốt lõi đảm bảo công trình đi vận hành một cách an toàn và hiệu quả.

Với dịch vụ Tư vấn Quản lý Bất động sản, Savills sẽ xem xét  thiết kế kiến trúc tòa nhà, tư vấn về từng chủng loại thiết bị, vật liệu, hệ thống… nhằm: 

• Giảm thiểu tác động đến môi trường. 
• Xây dựng môi trường sống và làm việc lành mạnh cho cư dân và khách thuê. 
• Tiết kiệm chi phí vận hành trong dài hạn.
• Tối ưu hóa hiệu suất năng lượng.  

6. Sở hữu chung & Sở hữu riêng của Nhà chung cư

Sở hữu chung và sở hữu riêng nếu không được xác định rõ ràng ngay từ đầu theo đúng quy định của Pháp luật Việt Nam sẽ dẫn đến xung đột trong quá trình vận hành sau này giữa các bên liên quan, bao gồm Chủ đầu tư, Ban quản trị, cư dân, khách thuê và Ban Quản lý.

Do đó, việc tính toán thiết kế từ đầu các khu vực sở hữu chung và riêng cần tuân thủ nội dung luật lệ, quy định, văn bản, thời điểm, đối tượng ban hành, đảm bảo các dịch vụ tiện ích được cung cấp đầy đủ và mang tới trải nghiệm hài lòng cho cư dân và khách thuê, tránh các tranh chấp phát sinh sau này. 

Một số vấn đề về vận hành mà các Chủ đầu tư có thể gặp phải về thiết kế khi không nắm rõ các quy tắc trong việc sở hữu Chung - Riêng: 

• Không phân định rõ khi đầu tư, hồ sơ dự án không xác định được quyền sở hữu chung đối với từng khu vực, tài sản, hệ thống… 
• Khó khăn khi tính toán chi phí để phân bổ cho từng đối tượng sở hữu.

Để giải quyết vấn đề này, Chủ đầu tư cần tiến hành lập kế hoạch và tính toán kỹ lưỡng các diện tích này ngay từ giai đoạn thiết kế, đồng thời trình bày chi tiết trong các báo cáo kỹ thuật. Những báo cáo này cần được cung cấp cho Ban Quản trị đại diện cư dân để họ có thể dễ dàng xác định các khu vực chung và riêng, từ đó giải quyết các tranh chấp một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, chủ đầu tư cũng cần phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan để xây dựng quy tắc sử dụng cho các khu vực và tiện ích chung. Việc này đòi hỏi sự thống nhất giữa các bên về các nội dung liên quan đến quyền lợi, quy cách sử dụng và bảo vệ tài sản nhằm hạn chế tranh chấp và giải quyết các vấn đề phát sinh. 

Savills Việt Nam hiện là đơn vị cung cấp dịch vụ Tư vấn và dịch vụ Quản lý Bất động sản hàng đầu tại Việt Nam với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và đa lĩnh vực, từ kỹ thuật (M&E), kế toán, đào tạo đến vận hành, cùng bộ quy trình vận hành đạt chuẩn quốc tế, được hiệu chỉnh cho phù hợp với đặc thù và các quy định/tiêu chuẩn vận hành tại Việt Nam. Liên hệ bộ phận Tư vấn và Quản lý Bất động sản của Savills Việt Nam để được tư vấn cụ thể về các giải pháp vận hành phù hợp.