3 quyết định quan trọng trong Hội nghị Nhà chung cư lần đầu và các lưu ý cho Chủ đầu tư

Nhằm đảm bảo cuộc sống ổn định cho cộng đồng cư dân và khách thuê, công tác quản lý cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan, bao gồm Cư dân/Khách thuê, đơn vị vận hành và Chủ đầu tư/Ban Quản trị. Sự phối hợp này đòi hỏi quá trình thống nhất chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm của từng chủ thể theo quy định của pháp luật và phương thức phối hợp giữa các bên thông qua các quy chế, thỏa thuận....

Do đó, Hội nghị nhà chung cư lần đầu, với nhiệm vụ nổi bật là bầu ra Ban Quản trị phù hợp để đại diện cho Cư dân tiếp nhận lại Tòa nhà cùng quỹ bảo trì từ Chủ đầu tư. Bên cạnh đó, việc thiết lập các quy chế hoạt động, lựa chọn đơn vị quản lý vận hành để lên phương án và chi phí vận hành, đơn giá phí dịch vụ, kế hoạch bảo trì và kinh phí bảo trì, xây dựng bộ nội quy tòa nhà phù hợp...  đóng vai trò quan trọng nhằm đảm bảo hiệu quả vận hành, chất lượng dich vụ ổn định tại Tòa nhà chung cư.

Xem thêm:

• Hội nghị nhà chung cư là gì?

KHI NÀO CHỦ ĐẦU TƯ CẦN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ LẦN ĐẦU

Điều kiện để tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu được quy định tại Khoản 1, Điều 13 tại Văn bản hợp nhất 05/VBHN-BXD như sau:

• Hội nghị của tòa nhà chung cư phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày nhà chung cư đó được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua); trường hợp quá thời hạn quy định tại Điểm này mà tòa nhà chung cư chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì hội nghị nhà chung cư được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao;
• Hội nghị của cụm nhà chung cư được tổ chức khi có tối thiểu 50% số căn hộ của mỗi tòa nhà trong cụm đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giừ lại không bán hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua) và có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ của từng tòa nhà đã nhận bàn giao đưa vào sử dụng đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư.

Việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu là hoạt động bắt buộc. Trường hợp quá thời hạn sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao mà không tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu, Chủ đầu tư có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, không phải Chủ đầu tư nào cũng nắm được cách thức tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu hiệu quả. Đội ngũ Quản lý Bất động sản Savills sẽ đưa ra những tư vấn cụ thể giúp Chủ đầu tư tổ chức thành công Hội nghị nhà chung cư lần đầu, tránh mâu thuẫn và chi phí phát sinh cũng như xây dựng cộng đồng gắn kết.

Tìm hiểu thêm Gói Tư vấn tổ chức Hội nghị nhà chung cư của Savills tại đây.

3 QUYẾT ĐỊNH QUAN TRỌNG TRONG HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ LẦN ĐẦU

1. Xây dựng Bản nội quy Tòa nhà

Chủ đầu tư có trách nhiệm xây dựng Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư, đính kèm hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ và công bố công khai Bản nội quy này.

Tại Hội nghị nhà chung cư lần đầu, Chủ đầu tư sẽ cùng cư dân xem xét, sửa đổi, bổ sung Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư với điều kiện các nội dung sửa đổi, bổ sung không được trái với quy định của pháp luật. Bản nội quy, sau khi được hội nghị nhà chung cư thông qua sẽ đặt nền móng cho toàn bộ hoạt động tại Tòa nhà, nâng cao hiệu quả vận hành và sự hợp tác giữa các bên liên quan, cũng như xây dựng cộng đồng gắn kết.

Chủ đầu tư và đơn vị quản lý có thể căn cứ vào Văn bản hợp nhất số 05/VBHN-BXD để tham khảo xây dựng, thông qua Bản nội quy cho phù hợp với từng tòa nhà, cụm nhà chung cư.

Sau Hội nghị nhà chung cư lần đầu, Ban Quản trị nhà chung cư, hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư đối với trường hợp không phải thành lập Ban Quản trị, sẽ có trách nhiệm công khai Bản nội quy này tại khu vực nhà sinh hoạt cộng đồng, sảnh thang và khu vực lễ tân của tòa nhà chung cư. Bản nội quy này có thể tiếp tục được Ban quản trị cùng cư dân góp ý, điều chỉnh theo thực tế dự án và nguyện vọng của đa số cư dân, thông qua tại các Hội nghị nhà chung cư thường niên để áp dụng.

Xem thêm:

• Quy trình quản lý vận hành Tòa nhà chuyên nghiệp

2. Thành lập Ban Quản trị

Ban Quản trị nhà chung cư là một tổ chức có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu và hoạt động giống như mô hình hội đồng quản trị của ban chủ nhiệm hợp tác xã hay hội đồng quản trị công ty cổ phần. Các thành viên trong Ban Quản trị được cư dân bình bầu trong Hội nghị nhà chung cư, sau đó thực hiện các quyền hạn và trách nhiệm nhất định nhằm đảm bảo vận hành tòa nhà chung cư ổn định.

Thành lập Ban Quản trị là một trong những quyết định quan trọng nhất của Hội nghị nhà chung cư lần đầu. Khoản 4, Điều 13 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư, được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 13 Văn bản hợp nhất số 05/VBHN-BXD đã quy định rõ các nội dung liên quan tới Ban Quản trị, bao gồm: Quy chế bầu Ban Quản trị nhà chung cư, tên gọi của Ban Quản trị, số lượng, danh sách thành viên Ban Quản trị, Trưởng ban, Phó ban quản trị (nếu nhà chung cư có thành lập Ban Quản trị); Các Quy chế hoạt động của Ban Quản trị, Quy chế thu chi tài chính, quản lý Quỹ bảo trì; kế hoạch bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư cho các thành viên Ban Quản trị, ...

Theo Điều 17 Văn bản hợp nhất số 05/VBHN-BXD về việc ban hành quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư:

- Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu mà phải thành lập Ban Quản trị theo quy định của Luật Nhà ở thì Ban quản trị nhà chung cư là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và hoạt động theo mô hình quy định tại Khoản 1 Điều 18.

- Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu hoặc nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu mà có dưới 20 căn hộ thì hội nghị nhà chung cư quyết định thành lập Ban quản trị hoặc không thành lập Ban quản trị. Trường hợp thành lập Ban quản trị nhà chung cư thì nguyên tắc hoạt động và mô hình tổ chức của Ban quản trị được quy định như sau:

• Trường hợp nhà chung cư có một chủ sở hữu thì Ban Quản trị nhà chung cư không có tư cách pháp nhân, không có con dấu; Ban Quản trị hoạt động theo mô hình quy định và thực hiện các quyền, trách nhiệm quy định.
• Trường hợp nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì mô hình và nguyên tắc hoạt động của Ban Quản trị nhà chung cư được thực hiện theo quy định.

Xem thêm:

• Phân biệt Ban Quản trị và Ban Quản lý Tòa nhà

Số lượng thành viên Ban Quản trị

Số lượng thành viên Ban Quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư do Hội nghị nhà chung cư quyết định nhưng phải tuân thủ các quy định tại Khoản 1, Điều 20 của Văn bản hợp nhất số 05/VBHN-BXD:

• Đối với tòa nhà chỉ có một khối nhà (block) độc lập thì có tối thiểu 03 thành viên Ban Quản trị; trường hợp tòa nhà có nhiều khối nhà (block) thì mỗi khối nhà (block) có tối thiểu 01 thành viên Ban Quản trị;
• Đối với một cụm nhà chung cư thì có số lượng tối thiểu 06 thành viên Ban Quản trị.

Thành phần Ban Quản trị

Theo Điều 20 của Văn bản hợp nhất số 05/VBHN-BXD, thành phần Ban Quản trị bao gồm:

- Thành phần Ban Quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được quy định như sau:

• Ban Quản trị của tòa nhà chung cư bao gồm 01 Trưởng ban, 01 hoặc 02 Phó ban và các thành viên khác do hội nghị nhà chung cư quyết định.
• Ban Quản trị của cụm nhà chung cư bao gồm 01 Trưởng ban; mỗi tòa nhà trong cụm tổ chức họp để cử 01 hoặc 02 đại diện làm Phó ban và các thành viên khác do hội nghị cụm nhà chung cư quyết định.

- Thành phần Ban Quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu bao gồm 01 Trưởng ban, 01 hoặc 02 Phó ban và các thành viên khác do hội nghị cụm nhà chung cư quyết định.

3. Bàn giao quỹ bảo trì

Trước Hội nghị nhà chung cư lần đầu, Chủ đầu tư chịu trách nhiệm thu và quản lý quỹ bảo trì. Trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày thu kinh phí của người mua, thuê mua căn hộ hoặc diện tích khác trong nhà chung cư, Chủ đầu tư có trách nhiệm gửi vào tài khoản tiền gửi tiết kiệm mở tại tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để quản lý kinh phí này và thông báo cho cơ quan quản lý nhà ở cấp tỉnh nơi có nhà chung cư biết.

Sau Hội nghị nhà chung cư lần đầu, khi Ban Quản trị được thành lập, Chủ đầu tư cần thực hiện bàn giao kinh phí bảo trì nhà chung cư. Căn cứ theo Khoản 1, Điều 109 Luật nhà ở 2014, thủ tục bàn giao sẽ được thực hiện theo các bước:

Trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày Ban Quản trị nhà chung cư được thành lập tại Hội nghị nhà chung cư, Chủ đầu tư phải chuyển giao kinh phí bảo trì bao gồm cả lãi suất tiền gửi cho Ban Quản trị.

Đồng thời, Chủ đầu tư phải có thông báo cho cơ quan quản lý nhà ở cấp tỉnh/thành phố biết.

Nếu Chủ đầu tư không bàn giao kinh phí này thì Ban Quản trị nhà chung cư có quyền yêu cầu Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi có nhà chung cư thực hiện cưỡng chế buộc Chủ đầu tư phải thực hiện bàn giao theo quy định.

KẾT LUẬN

Tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu là công tác quan trọng, phức tạp với nhiều hạng mục cần tuân thủ pháp luật và chuẩn bị chu đáo. Vì vậy, Chủ đầu tư nên được tư vấn bởi những đơn vị có chuyên môn, kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực quản lý vận hành Tòa nhà. Hội nghị nhà chung cư lần đầu được tổ chức thành công sẽ giúp đảm bảo công tác vận hành ổn định, tránh mâu thuẫn và tạo điều kiện thuận lợi để xử lý các vấn đề có thể phát sinh sau này.

Hiện nay, Savills không chỉ cung cấp mô hình quản lý linh hoạt mà còn cả các gói tư vấn đối với đa dạng các loại hình bất động sản, bao gồm trung tâm thương mại, văn phòng, chung cư cao cấp tới khu đô thị. Đối với Hội nghị nhà chung cư lần đầu, đội ngũ Savills đang cung cấp gói dịch vụ tư vấn chi tiết, đầy đủ các hạng mục tổ chức theo đúng pháp lý cũng như phù hợp với tình hình của từng Chủ đầu tư. Gói dịch vụ Tư vấn tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu bao gồm:

• Tư vấn thực hiện việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu trên căn cứ pháp lý, luật định.
• Tư vấn thành lập Ban Quản trị cụm nhà chung cư theo quy định của pháp luật hiện hành.

Vui lòng liên hệ bộ phận Quản lý Bất động sản để tìm hiểu thêm về các dịch vụ Tư vấn và Quản lý của Savills.

Xem thêm:

• Những điều cần lưu ý khi tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu?
• Yếu tố thành công khi tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu