Tổng hợp những bất cập về hệ thống kỹ thuật trong suốt vòng đời dự án

Đối với đơn vị quản lý bất động sản, giai đoạn nhận bàn giao dự án từ Chủ đầu tư đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả vận hành về sau. Tuy nhiên, trong khoảng thời gian này, đơn vị quản lý cũng gặp không ít những hạn chế, liên quan chủ yếu tới hệ thống kỹ thuật.

Chẳng hạn, thông tin hệ thống kỹ thuật không được cung cấp đầy đủ trong tài liệu chuyển giao, dẫn đến sự chậm trễ trong triển khai. Các vướng mắc, sự cố trong quá trình vận hành sẽ khó xử lý. Quá trình thiết kế và lắp đặt không xem xét đầy đủ các khía cạnh liên quan đến vận hành hay công năng dự án, nảy sinh bất cập khi đưa vào hoạt động thực tế. 

Chuyên gia Savills sẽ phân tích những bất cập liên quan đến thiết kế và vận hành hệ thống kỹ thuật có thể xảy ra trong vòng đời dự án, được chia thành 03 giai đoạn bao gồm giai đoạn xây dựng, tiền khai trương và vận hành. Cách chia này lấy sự phát triển và hoàn thiện của hệ thống kỹ thuật làm cơ sở, giúp Chủ đầu tư vận hành dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.

Giai đoạn Xây dựng

Đây là giai đoạn Chủ đầu tư đưa ra quyết định về thiết kế hệ thống kỹ thuật, bao gồm hệ thống cơ sở vật chất và hệ thống cơ điện (M&E).

Hệ thống cơ sở vật chất là hệ thống cố định, bao gồm kết cấu xây dựng (móng, trụ, tường, mái…) và nội ngoại thất (cửa, cầu thang, cửa sổ, sàn, tường…). Hệ thống cơ điện là hệ thống chuyển động, chịu trách nhiệm cho việc cung cấp năng lượng cho tòa nhà như hệ thống điện, hệ thống điều hòa không khí và thông gió, hệ thống PCCC, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống xử lý nước thải…

Một số hệ thống cơ điện thường được lắp đặt ẩn trong tường, sàn, đòi hỏi Chủ đầu tư cần tính toán kỹ lưỡng ở khâu thiết kế và lắp đặt. Điều này sẽ giúp tối ưu chi phí, công tác vận hành và bảo trì, bảo dưỡng về sau. Thực tế, một khi hệ thống kỹ thuật đã được hoàn thiện và bàn giao, việc Ban Quản lý đề xuất chỉnh sửa hoặc cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả vận hành sẽ trở nên nan giải và tốn chi phí, thời gian.

Các bất cập có thể gặp phải trong giai đoạn này bao gồm:

Khâu lựa chọn, lắp đặt hệ thống M&E không phù hợp với việc vận hành và bảo trì

Các rủi ro liên quan đến hệ thống M&E có thể xuất phát từ việc đơn vị kiến trúc hay xây dựng chưa tính toán đến các yếu tố vận hành, dẫn đến hệ thống kỹ thuật phát sinh nhiều bất cập khi đi vào hoạt động thực tế.

Chẳng hạn, dự án văn phòng hướng tới lựa chọn hệ thống điều hòa không khí HVAC có công suất thấp hơn so với nhu cầu của tòa nhà để tiết kiệm chi phí đầu tư. Tuy nhiên, thực tế, điều này vô tình dẫn đến những áp lực về vận hành và chi phí phát sinh. Nhiệt độ tòa nhà không ổn định, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách thuê. Bên cạnh đó, để đáp ứng nhu cầu sử dụng, hệ thống HVAC cần hoạt động ở công suất cao hơn so với công suất thiết kế, dẫn đến chi phí bảo trì cao hơn.

Chủ đầu tư cần thường xuyên cập nhật các quy định pháp luật để đảm bảo tính an toàn và bền vững cho hệ thống kỹ thuật (tiêu biểu như Tiêu chuẩn TCVN 3890:2023 về phòng cháy chữa cháy cho nhà và công trình, Tiêu chuẩn TCVN 6396-28:2013 về cấu tạo và lắp đặt thang máy,…). Để đảm bảo việc thiết kế và lắp đặt hệ thống kỹ thuật phù hợp, tối ưu cho công tác vận hành sau này, quá trình xây dựng dự án nên có sự tham gia của một đơn vị chuyên nghiệp, có kinh nghiệm tư vấn và quản lý vận hành đa dạng loại hình dự án.

Tìm hiểu thêm về Gói Tư vấn đánh giá thiết kế và hệ thống kỹ thuật của Savills tại đây.

Hạn chế trong thiết kế hệ thống kỹ thuật dẫn đến khó khăn điều chỉnh trong tương lai

Việc cập nhật xu hướng thị trường, chủ động thay đổi chiến lược phát triển dự án sẽ đem lại những lợi ích dài hạn cho Chủ đầu tư.

Những năm trở lại đây, xanh được xem là xu hướng tất yếu trong xây dựng và vận hành bất động sản. Nghiên cứu của Green Street Advisors năm 2020 chỉ ra rằng, những tòa nhà xanh sở hữu tỷ lệ lấp đầy tốt hơn so với các dự án kém bền vững. Chuyển đổi xanh cũng mang lại nhiều giá trị tích cực khác như nâng cao hình ảnh của dự án hay tối ưu chi phí vận hành trong dài hạn.

Ngoài ra, trong giai đoạn xã hội đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số, việc phát triển tòa nhà thông minh cũng nhận được nhiều sự quan tâm. Các toà nhà thông minh không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí năng lượng, tăng cường an ninh, an toàn cho người sử dụng mà còn tạo ra môi trường sống và làm việc tiện nghi, hiện đại.

Tuy nhiên, một hệ thống kỹ thuật không đảm bảo chất lượng sẽ gây khó khăn cho Chủ đầu tư trong quá trình số hóa hay cải tạo dự án hiện có thành tòa nhà xanh. 

Giai đoạn Tiền khai trương

Toàn bộ hệ thống kỹ thuật của tòa nhà đã được hoàn thiện ở giai đoạn tiền khai trương. Tại giai đoạn này, một số bất cập liên quan đến thẩm định, nghiệm thu hoặc sửa chữa có thể xảy ra.

Công tác thẩm định thiết kế và nghiệm thu hệ thống PCCC kéo dài

Về thiết kế kỹ thuật, theo Điều 78, Luật Xây dựng và Nghị định 59/2019/NĐ-CP, những công trình xây dựng cao hơn 20 tầng đều phải trực tiếp nộp hồ sơ thẩm định tại Cục Quản lý các hoạt động xây dựng (Bộ Xây dựng) có trụ sở tại Hà Nội. Do đơn vị tiếp nhận hồ sơ cả nước, thời gian phê duyệt có thể kéo dài, ảnh hưởng tới tiến độ đưa dự án vào vận hành.

Về hệ thống PCCC, ở một số dự án, Chủ đầu tư giao khoán từ khâu thiết kế, thi công đến nghiệm thu cho nhà thầu phụ trách. Thông thường, khi thi công xong phần thô, các nhà thầu mới tiến hành thiết kế và xin chứng nhận thẩm duyệt PCCC, khiến việc thực hiện quy định về phòng cháy không đúng theo tiêu chuẩn. Bên cạnh đó, hệ thống quy chuẩn về PCCC áp dụng cho nhà cao tầng và siêu cao tầng của Việt Nam cơ bản được tham khảo và biên dịch từ các tài liệu của nước ngoài, vì vậy chưa rõ ràng, phù hợp với công trình trong nước, nhiều từ ngữ, cách diễn đạt còn khó hiểu, khiến cho nhân sự gặp khó khăn trong công tác thẩm duyệt thiết kế PCCC.

Chi phí sữa chữa, thay thế có thể phát sinh

Giai đoạn tiền khai trương là cơ hội để Chủ đầu tư có cái nhìn tổng quát nhất về hạ tầng, cơ sở vật chất của dự án. Một số bất cập liên quan đến thiết kế kỹ thuật có thể bộc lộ và phát sinh chi phí, thường gặp nhất có thể kể đến:

• Hệ thống báo cháy không hoạt động hiệu quả, hệ thống phòng cháy chữa cháy cơ học (hệ thống bể chữa cháy, hộp chưa cháy, vòi chữa cháy) chưa được bố trí hợp lý.
• Hệ thống đường nước không cấp đủ áp lực để bơm nước lên cao, hệ thống ống nước, thoát nước bị đọng hoặc chảy chậm, hiện tượng ngập úng, hầm xe hoặc sân bị ngập nước khi có mưa.
• Hệ thống cấp sáng không đảm bảo ánh sáng đều tại tất cả các khu vực, thiết bị chiếu sáng không hoạt động ổn định.
• Hệ thống thang máy hoạt động chưa tối ưu, thường xuyên gặp tình trạng quá tải hoặc nguy cơ rơi thang tự do.
• Hệ thống cấp điện trục trặc, máy phát điện gặp sự cố dẫn đến thang máy không hoạt động, ảnh hưởng đến sinh hoạt của cư dân, khách thuê.

Trường hợp phát sinh xảy ra, Chủ đầu tư cần tìm các phương án khắc phục hoặc thay thế để tránh ảnh hưởng tới khách hàng. Các bất cập tại giai đoạn này chủ yếu bắt nguồn từ khâu thiết kế và thi công trong giai đoạn xây dựng. Vì vậy, để quản lý rủi ro hiệu quả, Chủ đầu tư nên lựa chọn những đơn vị uy tín, những kỹ sư có chuyên môn cao trực tiếp phụ trách giai đoạn đầu. Ngoài ra, Chủ đầu tư cũng có thể tham khảo các dịch vụ Tư vấn của Savills dành cho các dự án đang ở giai đoạn xây dựng để có giải pháp phù hợp giúp nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu chi phí.

Giai đoạn Vận hành

Mức độ xuống cấp của mỗi tòa nhà sẽ khác nhau, phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chất lượng xây dựng, thiết kế, điều kiện thời tiết, môi trường xung quanh kết hợp với hiệu quả vận hành của đội ngũ quản lý. Ở giai đoạn này, Chủ đầu tư cần xây dựng kế hoạch và phân bố chi phí bảo trì hợp lý để đảm bảo tòa nhà luôn ở trạng thái hoạt động tốt.

Việc xây dựng kế hoạch bảo trì và phân bổ quỹ bảo trì thiếu cơ sở

Tòa nhà nhanh xuống cấp do Ban Quản lý thực hiện công tác bảo trì chưa hiệu quả có thể dẫn đến gánh nặng tài chính, ảnh hưởng đến trải nghiệm của người sử dụng và phát sinh một số vấn đề pháp lý. Để có thể xây dựng kế hoạch bảo trì khoa học qua các năm, Chủ đầu tư và đơn vị quản lý cần hiểu rõ các quy định pháp luật cũng như đặc thù của dự án. Bên cạnh đó, hai yếu tố cấu thành chi phí bảo trì tòa nhà bao gồm tình trạng tòa nhà và hệ thống kỹ thuật cần bảo trì cũng cần được khảo sát kỹ càng nhằm đưa ra kế hoạch phân bổ quỹ bảo trì phù hợp nhất.

Tranh chấp pháp lý về việc sử dụng quỹ bảo trì

Theo báo cáo của Bộ Xây dựng, số vụ tranh chấp liên quan đến sử dụng quỹ bảo trì chung cư chỉ đứng sau tranh chấp về phần diện tích sở hữu chung, sở hữu riêng, nhà để xe, phòng sinh hoạt cộng đồng, các diện tích kinh doanh cho thuê của tòa nhà… Có không ít nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên, phổ biến là vấn đề Chủ đầu tư và Ban Quản trị chưa đồng nhất ý kiến chung, chậm trễ tổ chức hội nghị nhà chung cư hoặc tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu không thành công, Chủ đầu tư bàn giao và Ban Quản trị nhận kinh phí bảo trì trong khi chưa quyết toán số liệu gốc và lãi kinh phí,…

Có thể bạn quan tâm: Làm thế nào để tối ưu quỹ bảo trì nhà chung cư?

Ngân sách vận hành lớn do hệ thống kỹ thuật không được tối ưu, tiêu thụ năng lượng cao

Trong các hạng mục cấu thành chi phí vận hành tòa nhà, chi phí năng lượng được xem là chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất. Theo ông Phạm Huy Tuấn, Giám đốc Kỹ thuật, Bộ phận Quản lý Bất động sản, Savills Hà Nội, chi phí dành cho năng lượng chiếm tới 40-50% chi phí vận hành tòa nhà. Cũng theo ông Tuấn, việc tối ưu chi phí năng lượng đang thiếu sự bài bản trong công tác quản lý, một phần vì các Chủ đầu tư chưa quan tâm nhiều đến việc tối ưu hóa hệ thống kỹ thuật trong dự án, dẫn đến tình trạng lãng phí và sử dụng năng lượng không hiệu quả. Điều này càng cần thiết với các dự án đã hoạt động lâu từ 10 – 15 năm. Khi đó, hệ thống kỹ thuật sẽ nhanh xuống cấp và tiêu tốn điện năng lớn nếu không được bảo trì, bảo dưỡng đúng cách.

Kết luận

Trong suốt vòng đời của dự án, Chủ đầu tư sẽ phải đối mặt với những thách thức khác nhau liên quan đến hệ thống kỹ thuật. Chủ đầu tư nên xem xét, đánh giá kỹ lưỡng thiết kế và hệ thống kỹ thuật Tòa nhà ngay từ giai đoạn xây dựng để hạn chế tối đa các vấn đề và chi phí phát sinh, đồng thời xây dựng các giải pháp tối ưu nhất và có thể áp dụng lâu dài. Bước sang giai đoạn vận hành, việc khảo sát hiện trạng và tối ưu hiệu quả hệ thống kỹ thuật là cần thiết và nên được duy trì định kỳ hàng tháng.

Bên cạnh dịch vụ quản lý, Savills cũng đang cung cấp các gói Tư vấn liên quan đến hệ thống kỹ thuật, hỗ trợ Chủ đầu tư xuyên suốt vòng đời dự án. Tìm hiểu thêm dịch vụ Tư vấn Quản lý Bất động sản của Savills.

Xem thêm bài viết:

• Tầm quan trọng của dịch vụ Tư vấn quản lý Bất động sản
• Tư Vấn Thiết Kế, Lắp Đặt Và Vận Hành Hệ Thống Kỹ Thuật Giúp Tối Ưu Chi Phí
• Hiểu đúng vai trò của bộ phận kỹ thuật trong quản lý vận hành Tòa nhà