Làm thế nào để tối ưu quỹ bảo trì nhà chung cư?

Việc sử dụng quỹ bảo trì nhà chung cư luôn là một trong những bất cập chủ yếu dẫn tới tranh chấp giữa Chủ đầu tư và cư dân. Vấn đề này đòi hỏi kế hoạch kèm phân bổ quỹ bảo trì hiệu quả, tuân thủ quy định của pháp luật để tránh những phát sinh pháp lý sau này, ảnh hưởng tới uy tín của Chủ đầu tư và dự án bất động sản.

Theo thống kê của Bộ Xây dựng, những tranh chấp liên quan đến phần kinh phí bảo trì phần sở hữu chung chiếm khoảng 36% trong tổng số vụ tranh chấp tại các tòa nhà chung cư. Số vụ tranh chấp liên quan đến sử dụng quỹ bảo trì chung cư chỉ đứng sau tranh chấp về phần diện tích sở hữu chung, sở hữu riêng, nhà để xe, phòng sinh hoạt cộng đồng, các diện tích kinh doanh cho thuê của tòa nhà… 

Khi những vấn đề tranh chấp trong quản lý, sử dụng quỹ bảo trì nhà chung cư đang ngày càng gia tăng, việc thiết lập kế hoạch bảo trì dựa trên tình trạng thực tế của tòa nhà chung cư hàng năm, tối ưu quỹ bảo trì và kê khai minh bạch các báo cáo tài chính được cư dân dành nhiều sự quan tâm. Điều này sẽ giúp Chủ đầu tư và cư dân giảm thiểu các phát sinh pháp lý sau này, đồng thời đánh giá hiệu quả vận hành của đơn vị quản lý.  

1. Quỹ bảo trì có nằm trong ngân sách vận hành không? 

Mặc dù có quan hệ chặt chẽ với nhau, nhưng quỹ bảo trì và ngân sách vận hành thường được xem xét và sử dụng riêng biệt trong quá trình quản lý nhà chung cư. 

Hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm các công việc sau đây: 

a) Điều khiển, duy trì hoạt động, bảo dưỡng thường xuyên hệ thống thang máy, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, dụng cụ chữa cháy, các thiết bị dự phòng và các thiết bị khác thuộc phần sở hữu chung, sử dụng chung của tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư 

b) Cung cấp các dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác bảo đảm cho nhà chung cư hoạt động bình thường 

Hoạt động bảo trì nhà chung cư bao gồm việc kiểm tra, quan trắc, kiểm định chất lượng, sửa chữa nhỏ, sửa chữa định kỳ và sửa chữa lớn phần xây dựng nhà chung cư; kiểm tra, duy trì hệ thống an toàn phòng cháy, chữa cháy; thay thế các linh kiện hoặc các thiết bị sử dụng chung của tòa nhà, cụm nhà chung cư. 

Ngoài ra, Điều 109 Luật nhà ở 2014 quy định: Kinh phí bảo trì chỉ được sử dụng để bảo trì các phần sở hữu chung của nhà chung cư, không được sử dụng cho việc quản lý vận hành nhà chung cư và các mục đích khác. 

Như vậy, quỹ bảo trì không nằm trong ngân sách vận hành. Phí quản lý vận hành nhà chung cư và phí bảo trì nhà chung cư là hai khoản phí khác nhau, hoàn toàn tách biệt và được sử dụng cho các mục đích khác nhau.   

2. Tổng hợp những quy định pháp luật cần biết về quỹ bảo trì chung cư

Phí bảo trì chung cư do ai đóng? 

Theo khoản 1 Điều 107 Luật Nhà ở 2014, bảo trì chung cư bao gồm bảo trì phần sở hữu riêng và bảo trì phần sở hữu chung. Chủ sở hữu nhà chung cư có trách nhiệm bảo trì phần sở hữu riêng và đóng góp kinh phí (khi nhận bàn giao nhà) để thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư.  

Phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư mà người mua hoặc thuê nhà phải nộp là 2% giá trị căn hộ hoặc diện tích khác bán, cho thuê mua và phải được quy định rõ trong hợp đồng mua bán hoặc thuê mua.  

Đối với căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư mà Chủ đầu tư giữ lại không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua tính đến thời điểm bàn giao đưa nhà chung cư vào sử dụng, trừ phần diện tích thuộc sở hữu chung thì Chủ đầu tư phải đóng 2% giá trị căn hộ, phần diện tích giữ lại; phần giá trị này được tính theo giá bán căn hộ có giá cao nhất của nhà chung cư đó. 

Phí bảo trì chung cư do ai quản lý?

• Thời gian đầu: Chủ đầu tư quản lý 

Chủ đầu tư có trách nhiệm gửi vào tài khoản tiền gửi tiết kiệm mở tại tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam trong vòng 7 ngày kể từ ngày thu phí để quản lý kinh phí này và thông báo cho cơ quan quản lý nhà ở cấp tỉnh nơi có nhà chung cư biết. 

• Sau khi thành lập Ban Quản trị: Ban Quản trị quản lý 

Sau 12 tháng kể từ thời điểm tòa nhà được bàn giao và đưa vào sử dụng và có trên 50% căn hộ nhận bàn giao, Chủ đầu tư có trách nhiệm phối hợp tổ chức Hội nghị nhà chung cư để bầu ra Ban quản trị tòa nhà. 

Trong vòng 7 ngày làm việc kể từ khi thành lập, Ban quản trị nhà chung cư cần có văn bản đề nghị chuyển giao kinh phí bảo trì, chủ đầu tư có trách nhiệm chuyển giao kinh phí bảo trì nhà chung cư đã thu của người mua, thuê mua và kinh phí bảo trì mà chủ đầu tư phải nộp đối với phần diện tích giữ lại không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua sang tài khoản do Ban quản trị.  

Tài khoản này được lập tại một tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam do một hoặc nhiều thành viên thuộc ban quản trị đứng tên chủ tài khoản. 

Làm thế nào nếu hết quỹ bảo trì chung cư?

Trường hợp kinh phí bảo trì không đủ để thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư thì các chủ sở hữu nhà chung cư có trách nhiệm đóng góp thêm kinh phí tương ứng với phần diện tích thuộc sở hữu riêng của từng chủ sở hữu. Phần này sẽ được trao đổi và lấy ý kiến từ cư dân trong Hội nghị Nhà chung cư.  

Làm sao để xây dựng kế hoạch bảo trì giúp duy trì chất lượng dự án song vẫn tối ưu quỹ bảo trì vẫn luôn là một trong những nội dung Savills lưu tâm trong công tác quản lý vận hành và nhận được phản hồi tích cực từ Chủ đầu tư hay Ban Quản trị. Chúng tôi hiện đang quản lý các dự án Khu dân cư như Sky Oasis, The Matrix One, Imperia Smart City, Sky Park Residence, Imperia Sky Garden… 

Với các dự án đã đi vào hoạt động và có đơn vị quản lý riêng, chúng tôi cũng cung cấp gói tư vấn về hệ thống kỹ thuật, đưa ra lời khuyên và giải pháp nhằm tối ưu hoạt động của hệ thống kỹ thuật và quỹ bảo trì.  

Để tránh xảy ra mâu thuẫn do thiếu minh bạch, Chủ đầu tư và đơn vị quản lý cần có kế hoạch bảo trì chi tiết hàng năm kèm phân bổ chi phí từ quỹ bảo trì, được xác nhận từ Ban Quản trị và được thông qua trong Hội nghị nhà chung cư.  

Những giải pháp tối ưu việc sử dụng quỹ bảo trì

• Lập kế hoạch chi tiết: Xem xét, thông qua quyết toán kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư và thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư tại các hội nghị nhà chung cư. 

• Đánh giá hệ thống: Để đảm bảo tối ưu hóa sử dụng ngân sách bảo trì, cần đánh giá tình trạng và hiệu suất của các hệ thống. Việc này giúp xác định các mục tiêu bảo trì cụ thể và tăng cường hiệu quả trong công tác bảo trì. 

• Tối ưu hóa nguồn lực: Khi phân bổ ngân sách bảo trì, cần tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực có sẵn; bao gồm việc tìm kiếm những phương pháp bảo trì tiết kiệm chi phí, sử dụng công nghệ mới để cải thiện hiệu suất, và xác định các kế hoạch dài hạn để tránh tình trạng hỏng hóc đột ngột và chi phí bảo trì cao hơn. 

• Giám sát bảo trì: Giám sát và đánh giá liên tục công tác sử dụng ngân sách bảo trì. Theo dõi các công việc bảo trì, đo lường hiệu quả và đánh giá kết quả sẽ giúp xác định những thiếu sót và cải thiện quy trình bảo trì trong tương lai. 

Ngoài ra, Chủ đầu tư cần tính toán kỹ về các khoản chi trong công tác bảo trì và trình bày rõ ràng trong các báo cáo tài chính, nhằm hạn chế những mâu thuẫn với cư dân hay khách thuê trong việc đóng phí ngân sách bảo trì.  

Trên thực tế, với các trường hợp khẩn cấp phát sinh liên quan đến an ninh an toàn của cư dân, Ban Quản lý có thể cân nhắc sử dụng quỹ kết dư (được Ban Quản trị chấp thuận) để xử lý kịp thời.  

Để có thể xây dựng một kế hoạch ngân sách bảo trì hợp lý và hiệu quả, Chủ đầu tư có thể tìm đến sự hỗ trợ từ đội ngũ Tư vấn và Quản lý Bất động sản chuyên nghiệp với nhiều kinh nghiệm trong quản lý vận hành các loại hình bất động sản. Tìm hiểu thêm về Dịch vụ Tư vấn và Quản lý Bất động sản của chúng tôi. 

Xem thêm bài viết:  

• Cơ sở xây dựng kế hoạch bảo trì cho tòa nhà chung cư 

• Hiểu đúng vai trò của bộ phận kỹ thuật trong quản lý vận hành Tòa nhà 

• Những lưu ý khi lắp đặt hệ thống máy phát điện dự phòng giúp đảm bảo nguồn cấp điện cho vận hành tòa