Cơ sở xây dựng kế hoạch bảo trì cho tòa nhà chung cư

Đối với tòa nhà chung cư, phí bảo trì là kinh phí được đóng góp từ chủ sở hữu nhà chung cư (được quy định rõ trong hợp đồng mua bán, thuê mua) để thực hiện việc bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư. Hoạt động bảo trì bao gồm kiểm định chất lượng và sửa chữa định kỳ; kiểm tra và duy trì an toàn hệ thống PCCC hay thay thế các linh kiện, thiết bị sử dụng chung của tòa nhà nhằm giảm thiểu tối đa nguy cơ gặp các vấn đề như hỏng hóc, hư hại, xuống cấp… 

Một kế hoạch bảo trì khoa học và rõ ràng qua các năm sẽ giúp tối ưu quỹ bảo trì chung cư cũng như là cơ sở trao đổi tại Hội nghị nhà chung cư để cư dân đóng thêm kinh phí bảo trì trường hợp ngân sách bảo trì hết hoặc không đủ để chi trả cho các hoạt động bảo dưỡng theo quy định của Pháp luật.  

Dưới đây là 04 cơ sở xây dựng kế hoạch bảo trì cho tòa nhà chung cư theo kinh nghiệm vận hành của các chuyên gia Savills: 

1. Quy định của Bộ Xây dựng về kế hoạch bảo trì

Điều 33 Thông tư 02/2016/TT-BXD quy định kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư như sau: 

1. Kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư do hội nghị nhà chung cư thông qua để áp dụng đối với các trường hợp quy định tại Khoản 3 và Điểm a Khoản 4 Điều 32 của Quy chế này. 

2. Chủ đầu tư có trách nhiệm lập kế hoạch bảo trì để báo cáo hội nghị nhà chung cư lần đầu thông qua; đối với hội nghị nhà chung cư các lần kế tiếp thì Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm phối hợp với đơn vị quản lý vận hành hoặc đơn vị có năng lực bảo trì lập kế hoạch bảo trì để báo cáo hội nghị nhà chung cư thông qua. 

3. Kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư áp dụng cho các trường hợp quy định tại Khoản 3, Điểm a Khoản 4 Điều 32 của Quy chế này được lập và thông qua trên cơ sở quy trình bảo trì phần xây dựng của tòa nhà, quy trình bảo trì hệ thống thiết bị do Chủ đầu tư cung cấp và hiện trạng phần sở hữu chung của nhà chung cư. 

4. Nội dung kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư áp dụng cho các trường hợp quy định tại Khoản 3 và Điểm a Khoản 4 Điều 32 của Quy chế này bao gồm: 

a) Các hạng mục sẽ thực hiện bảo trì trong năm và dự kiến cho 03 đến 05 năm sau đó; dự kiến các hạng mục bảo trì đột xuất trong năm (nếu có) 

b) Thời gian và tiến độ thực hiện đối với từng hạng mục cần bảo trì trong năm 

c) Dự kiến kinh phí để thực hiện từng hạng mục bảo trì 

d) Trách nhiệm hỗ trợ, tạo điều kiện của các Chủ sở hữu có liên quan đến khu vực cần bảo trì; trách nhiệm kiểm tra, giám sát và nghiệm thu công việc bảo trì của Ban quản trị nhà chung cư 

đ) Các vấn đề khác có liên quan 

Sự can thiệp của một đơn vị tư vấn với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực quản lý bất động sản sẽ giúp xây dựng kế hoạch bảo trì hiệu quả và tuân thủ pháp luật hiện hành. Đây cũng là một trong những vấn đề được Chủ đầu tư và Ban Quản trị quan tâm, đặc biệt với các tòa nhà chung cư hoạt động lâu năm, làm sao để duy trì chất lượng dự án và đảm bảo an toàn cho cộng đồng cư dân nội khu.     

2. Hướng dẫn của nhà sản xuất, đơn vị lắp đặt

Khoản 2 Điều 31 Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định về trách nhiệm lập và phê duyệt quy trình bảo trì công trình xây dựng như sau: 

a) Nhà thầu thiết kế xây dựng công trình lập và bàn giao cho Chủ đầu tư quy trình bảo trì công trình xây dựng, bộ phận công trình cùng với hồ sơ thiết kế triển khai sau thiết kế cơ sở; cập nhật quy trình bảo trì cho phù hợp với các nội dung thay đổi thiết kế trong quá trình thi công xây dựng (nếu có) trước khi nghiệm thu hạng mục công trình, công trình xây dựng đưa vào sử dụng 

b) Nhà thầu cung cấp thiết bị lắp đặt vào công trình lập và bàn giao cho Chủ đầu tư quy trình bảo trì đối với thiết bị do mình cung cấp trước khi lắp đặt vào công trình 

c) Trường hợp nhà thầu thiết kế xây dựng công trình, nhà thầu cung ứng thiết bị không lập được quy trình bảo trì, Chủ đầu tư có thể thuê đơn vị tư vấn khác có đủ điều kiện năng lực để lập quy trình bảo trì cho các đối tượng quy định tại điểm a, điểm b khoản này và có trách nhiệm chi trả chi phí tư vấn 

d) Chủ đầu tư tổ chức lập và phê duyệt quy trình bảo trì theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 126 Luật số 50/2014/QH13 được sửa đổi, bổ sung tại điểm a khoản 47 Điều 1 Luật số 62/2020/QH14. Chủ đầu tư, Chủ sở hữu hoặc người quản lý, sử dụng công trình có thể thuê đơn vị tư vấn có đủ điều kiện năng lực để thẩm tra một phần hoặc toàn bộ quy trình bảo trì công trình xây dựng do nhà thầu thiết kế lập làm cơ sở cho việc phê duyệt 

Tuy nhiên, bên cạnh hướng dẫn của nhà thầu thiết kế/lắp đặt, Chủ đầu tư cần hiểu rõ đặc thù về quy mô và công suất hoạt động của từng dự án, có sự điều chỉnh phù hợp, tránh phụ thuộc vào các hướng dẫn mặc định để tối ưu hóa vận hành hệ thống kỹ thuật. 

3. Đặc thù của hệ thống kỹ thuật tại tòa nhà chung cư

3.1. Hình thức bảo trì:

Đội ngũ kỹ thuật cần kiểm tra từng hạng mục của tòa nhà chung cư và đề xuất tần suất bảo trì phù hợp. Một số hình thức bảo trì thường được áp dụng có thể kể tới: 

• Bảo trì thường xuyên: Thực hiện bảo trì theo chu kỳ nhất định phù hợp với từng hạng mục của hệ thống kỹ thuật (hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng).  

• Bảo trì ngăn ngừa rủi ro (PPM - Planned Preventive Maintenance): Phát hiện kịp thời các nguy cơ hay vấn đề tiềm ẩn trong tòa nhà để sớm có phương pháp khắc phục. 

• Bảo trì sửa chữa: Khắc phục, sửa chữa những lỗi hay vấn đề phát sinh trong tòa nhà. Trong một số trường hợp khi Ban Quản lý dự án thực hiện đầy đủ hai hình thức bảo trì trên thì một số vấn đề sẽ được giải quyết kịp thời, do vậy không cần đến bảo trì, sửa chữa. 

3.2. Hạng mục kỹ thuật trong tòa nhà chung cư

Đội ngũ kỹ thuật cần khảo sát hiện trạng tòa nhà chung cư, từ đó lập báo cáo và đưa ra các giải pháp bảo trì phù hợp nhằm đảm bảo tất cả các hệ thống kỹ thuật có chế độ vận hành hợp lý. Những hạng mục liên quan đến kỹ thuật bao gồm cả hệ thống cơ sở vật chất và hệ thống cơ điện (M&E).  

Hệ thống cơ sở vật chất là hệ thống cố định, bao gồm kết cấu xây dựng (móng, trụ, tường, mái…) và nội ngoại thất (cửa, cầu thang, cửa sổ, sàn, tường…). Những thành phần này ít biến đổi và có tuổi thọ lâu dài, chính vì vậy, tần suất bảo trì của hệ thống cơ sở vật chất thường ít hơn so với hệ thống cơ điện và được thực hiện theo từng năm.  

Ngược lại, hệ thống cơ điện (M&E) là hệ thống chuyển động, hoạt động liên tục, chịu trách nhiệm cho việc cung cấp năng lượng cho tòa nhà chung cư. Do đó, những hệ thống này cần được duy trì và bảo trì thường xuyên để đảm bảo hoạt động hiệu quả và an toàn cho cư dân và khách hàng. Hệ thống cơ điện bao gồm nhiều hạng mục, chẳng hạn như:  

• Hệ thống điện: Mạng lưới các thành phần điện dùng để cung cấp và truyền tải điện năng.  

• Hệ thống máy phát điện: Gồm toàn bộ các máy phát điện trong tòa nhà.  

• Hệ thống BCMS, BMS: Hệ thống điều khiển và quản lý tòa nhà.  

• Hệ thống thang máy: Bao gồm hệ thống thang máy và quản lý thang máy trong toàn bộ tòa nhà. 

• Hệ thống điều hòa không khí và thông gió: Tập hợp các thiết bị được sử dụng để điều hòa không khí và thông gió trong tòa nhà. 

• Hệ thống phòng cháy chữa cháy: Tập hợp các thiết bị được sử dụng để dập tắt hoặc ngăn chặn sự lan rộng của lửa trong tòa nhà. 

• Hệ thống cấp thoát nước: Gồm hệ thống cấp nước và hệ thống thoát nước.  

• Hệ thống xử lý nước thải: Tập hợp các thiết bị được sử dụng để xử lý nước thải. 

• Hệ thống an ninh, hệ thống camera giám sát: Tập hợp những thiết bị an ninh và máy quay giám sát giúp bảo vệ an ninh cho tòa nhà. 

• Hệ thống thông báo: Tập hợp các thiết bị âm thanh được kết nối với nhau nhằm truyền đạt, thông báo thông tin đến các cá nhân và tập thể trong tòa nhà.  

• Hệ thống mạng: Tổng thể các cấu trúc liên kết dữ liệu và thông tin được lắp đặt trong tòa nhà.  

Dựa trên chuyên môn, kinh nghiệm vận hành và thông tin về hạng mục bảo trì, đội ngũ kỹ thuật sẽ xác định số lượng và loại phụ tùng, thiết bị cần chuẩn bị sẵn để thay thế khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng các công việc bảo trì có thể được thực hiện hiệu quả và không bị gián đoạn do thiếu vật tư. 

Hầu hết các nhiệm vụ bảo trì sẽ được thực hiện bởi những nhân viên kỹ thuật trong dự án. Tuy nhiên, đối với những hạng mục phức tạp hơn liên quan đến pháp lý hoặc đòi hỏi kiến thức chuyên sâu nằm ngoài khả năng của đội ngũ kỹ thuật, chẳng hạn như bảo trì hệ thống thang máy, trạm điện hay hệ thống PCCC, dự án có thể ký kết các hợp đồng dịch vụ với các công ty chuyên biệt.  

Thực tế, kế hoạch bảo trì hệ thống kỹ thuật chuyên nghiệp thường được xây dựng dựa trên mô hình 5M, bao gồm các yếu tố Manpower - Nhân lực, Money - Tiền, Material - Chất liệu, Machines - Máy móc và Method - Phương pháp.  

4. Lưu ý về định mức tiêu hao của hệ thống kỹ thuật

Kế hoạch bảo trì cần xác định rõ ràng các khoản chi phí và định mức tiêu hao. Chi phí bảo trì tòa nhà phụ thuộc vào 2 yếu tố: tình trạng tòa nhà và hệ thống kỹ thuật cần bảo trì. Với những tòa nhà đã xuống cấp, tần suất bảo trì sẽ dày đặc hơn. Điều này đòi hỏi nhiều chi phí hơn cho việc sửa chữa và thay thế trang thiết bị. Các hệ thống có nhiều máy móc hoặc mức độ phức tạp cao cũng sẽ yêu cầu chi phí bảo trì cao hơn nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn về thiết bị cho tòa nhà. 

Kết luận 

Thiết lập kế hoạch bảo trì nhà chung cư là một quá trình quan trọng nhằm đảm bảo sự ổn định và bền vững của dự án. Với gói Tư vấn đánh giá thiết kế và hệ thống kỹ thuật (phù hợp với dự án ở giai đoạn Xây dựng) hay gói Tư vấn đánh giá hiện trạng hệ thống kỹ thuật (dành cho các dự án đã đi vào vận hành), Savills sẽ giúp Chủ đầu tư xây dựng một kế hoạch bảo trì chi tiết và hiệu quả trong suốt vòng đời dự án. 

Liên hệ bộ phận Quản lý Bất động sản của Savills Việt Nam để được tư vấn cụ thể với các giải pháp phù hợp. 

Xem thêm bài viết:  

• Hiểu đúng vai trò của bộ phận kỹ thuật trong quản lý vận hành Tòa nhà 

• Những lưu ý khi lắp đặt hệ thống máy phát điện dự phòng giúp đảm bảo nguồn cấp điện cho vận hành tòa 

• Làm thế nào để đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy tại nhà chung cư?