Tư vấn quản lý Bất động sản là một lĩnh vực hoạt động chuyên cung cấp các giải pháp, khuyến nghị dưới góc độ vận hành nhằm giúp chủ sở hữu hoặc các nhà đầu tư tối ưu chi phí đầu tư và tiết kiệm nguồn lực, chi phí trong dài hạn. Dịch vụ Tư vấn quản lý Bất động sản cung cấp cho nhiều nhóm đối tượng, từ cá nhân đến các doanh nghiệp, các tổ chức và quỹ đầu tư...

Dịch vụ Tư vấn quản lý có thể khác nhau tùy thuộc vào từng loại hình bất động sản và đặc thù của dự án. Bên cạnh đó, phạm vi nội dung tư vấn cũng bao hàm nhiều khía cạnh như xem xét thiết kế, hệ thống kỹ thuật tòa nhà, xây dựng ngân sách và tính toán phí dịch vụ hay chuẩn hóa bộ quy trình hoạt động tiêu chuẩn, theo nhu cầu của Đơn vị chủ quản.

1. Những thách thức của Chủ đầu tư xuyên suốt vòng đời dự án

Ở mỗi giai đoạn, từ khi lên ý tưởng, thiết kế và thi công, bàn giao đến khi dự án chính thức đi vào hoạt động, sẽ có những yếu tố liên quan đến vận hành Chủ đầu tư cần lưu tâm. Nếu không có cái nhìn tổng quan dưới góc độ quản lý vận hành hay đội ngũ chuyên gia tư vấn, Chủ đầu tư sẽ gặp những rào cản nhất định, khó đưa ra quyết định đúng và kịp thời, gây ảnh hưởng tới chi phí đầu tư và hiệu quả kinh doanh vận hành sau này.

1.1. Giai đoạn Xây dựng

• Thiết kế và hệ thống kỹ thuật

Bên cạnh tính thẩm mỹ, việc đơn vị nhà thầu chưa có kinh nghiệm tính toán những yếu tố liên quan đến vận hành thực tế khi thiết kế tòa nhà hay hệ thống kỹ thuật, sẽ gây ra nhiều bất cập cho công tác quản lý vận hành sau này.

Thiết kế tòa nhà có thể không đáp ứng được nhu cầu lưu thông của cư dân và khách thuê, tình trạng kẹt xe xảy ra thường xuyên và tốn nhiều thời gian di chuyển, yếu tố an ninh và an toàn không được tối ưu hóa... gây ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách hàng trong và ngoài tòa nhà, giảm chất lượng dịch vụ cũng như đội thêm chi phí vận hành. Ngoài ra, hệ thống kỹ thuật lắp đặt chưa phù hợp cũng khiến công tác duy trì vận hành và bảo trì/bảo dưỡng gặp khó khăn. Đây là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến chi phí vận hành cao, năng lượng sử dụng không hiệu quả.

• Phí dịch vụ

Trên thực tế, phí dịch vụ được quy định phải đưa vào hợp đồng bán hàng. Tuy nhiên, nhiều Chủ đầu tư gặp khó khăn trong việc dự toán do tính phức tạp của các yếu tố cấu thành hoặc đưa ra mức phí dịch vụ không phù hợp, gây hạn chế cho công tác bán hàng, phát sinh những khúc mắc và tranh cãi sau này giữa Chủ đầu tư và khách hàng.

• Sở hữu chung riêng

Khi sở hữu nhà trong khu chung cư, các chủ sở hữu sẽ có quyền sở hữu riêng với căn hộ chung cư của mình và có quyền sở hữu chung với những chủ sở hữu khác đối các tài sản chung nằm trong khu chung cư. Sở hữu chung riêng nếu không xác định ngay từ đầu sẽ dẫn đến xung đột, tranh chấp trong quá trình vận hành sau này giữa Chủ đầu tư và chủ sở hữu/người sử dụng.

Việc xác định rõ ràng quyền sở hữu chung và riêng đóng vai trò quan trọng, đòi hỏi kiến thức chuyên môn về pháp lý đối với quyền sử dụng và quản lý tài sản chung. Điều này sẽ đảm bảo các bên biết rõ trách nhiệm và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ và quyền của mình theo quy định của pháp luật.

1.2. Giai đoạn Tiền khai trương

• Hệ thống quy trình quản lý và bộ nội quy

Sau khi dự án hoàn thiện, việc chuẩn hóa quy trình vận hành đóng vai trò quan trọng, đặt nền móng cho các hoạt động của tòa nhà.

Thực tế, nhiều Chủ đầu tư thiếu đội ngũ nhân sự chuyên môn hóa về vận hành nên thường gặp vướng mắc trong công tác thiết lập tiêu chuẩn dịch vụ và bộ quy trình quản lý chuyên nghiệp. Do đó, chất lượng quản lý chưa chuẩn hóa, mô hình quản lý chưa hiệu quả hay bộ quy trình quản lý vận hành, quy định, bộ nội quy... còn thiếu sót, làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng.

• Đội ngũ nhân sự

Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và có năng lực quản lý, kinh nghiệm tiếp nhận và set up dự án từ ban đầu sẽ giúp đảm bảo quá trình vận hành dự án sau này diễn ra hiệu quả. Tuy nhiên, Chủ đầu tư có thể chưa có kinh nghiệm, không có hệ thống tuyển dụng và đào tạo phù hợp để chuẩn hóa chất lượng nhân sự và nâng cao tiêu chuẩn dịch vụ. Đặc biệt, công tác đào tạo nhân sự cần được duy trì định kỳ, đảm bảo tính đồng bộ và hệ thống đối với lực lượng nhân sự vận hành.

1.3. Giai đoạn Vận hành

• Công tác vận hành

- Việc vận hành hệ thống kỹ thuật không đúng quy trình, không thực hiện theo đúng khuyến nghị của nhà sản xuất về kế hoạch bảo trì.

- Cơ sở vật chất không được duy tu bảo trì, sửa chữa thường xuyên dẫn đến sự xuống cấp và giảm hiệu suất sử dụng của các thiết bị, máy móc và tài sản, cơ sở hạ tầng khác.

- Hồ sơ vận hành không được cập nhật và lưu trữ một cách đầy đủ, gây khó khăn trong việc quản lý và sử dụng thông tin liên quan đến quá trình vận hành.

• Tổ chức hội nghị nhà chung cư lần thứ nhất

Nếu chưa có kinh nghiệm, thiếu kiến thức về pháp lý hay quy chế quản lý vận hành nhà chung cư, việc tổ chức hội nghị nhà chung cư lần thứ nhất có thể không đúng theo quy định, dễ dẫn đến việc tổ chức không thành công hay không được công nhận Ban quản trị.

2. Lợi ích của Chủ đầu tư khi đồng hành cùng Đơn vị Tư vấn chuyên nghiệp

Công tác vận hành dự án tương đối phức tạp, đòi hỏi bộ quy trình quản lý minh bạch dựa trên kinh nghiệm thực tế và sự phối hợp của nhiều bộ phận chuyên môn khác nhau như nhân sự, chăm sóc khách hàng, tài chính, kế toán hay kỹ thuật. Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên môn hóa về mặt vận hành, dẫn đến những hạn chế trong quá trình lên kế hoạch, dự toán ngân sách cũng như phát triển và quản lý các hoạt động tại dự án. Chính vì vậy, sự đồng hành của đơn vị Tư vấn chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ Chủ đầu tư:

• Nâng cao chất lượng, giá trị và hình ảnh của dự án, thu hút khách hàng tiềm năng và và tối ưu lợi nhuận.
• Tối ưu chi phí đầu tư, tiết kiệm nguồn lực, đảm bảo tính toàn diện vận hành dự án sau này.
• Lường trước những vấn đề phát sinh và quản lý rủi ro xuyên suốt vòng đời dự án.
• Có cái nhìn tổng quan về bài toán ngân sách và dòng tiền vận hành, làm tiền đề cho việc hoạch định chiến lược kinh doanh, kế hoạch tài chính và vận hành cho dự án.

3. Tiêu chí quan trọng khi lựa chọn Đơn vị Tư vấn quản lý Bất động sản

Khi lựa chọn đơn vị Tư vấn quản lý, Chủ đầu tư có thể xem xét các tiêu chí cốt lõi dưới đây để xem xét và lựa chọn đơn vị phù hợp nhất.

3.1. Kinh nghiệm Tư vấn và Quản lý

Yếu tố kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn toàn diện đối với tất cả các vấn đề cốt lõi trong vận hành là điều kiện tiên quyết để đảm bảo đơn vị tư vấn có thể đưa ra các giải pháp hiệu quả và tối ưu về mặt vận hành, dịch vụ và chi phí. Trong quá trình đánh giá, Chủ đầu tư nên cân nhắc các đơn vị phát triển ở cả lĩnh vực Tư vấn và Quản lý, có kinh nghiệm thực tiễn ở đa dạng các loại hình bất động sản, từ văn phòng, tổ hợp thương mại đến các dự án khu dân cư.

Cách thức tiếp cận yêu cầu của Chủ đầu tư và tham khảo nội dung báo cáo tư vấn đối với các dự án hợp tác trước đó cũng thể hiện trình độ chuyên môn, mức độ uy tín và sự khác biệt giữa các đơn vị tư vấn.

3.2. Đội ngũ chuyên gia đa lĩnh vực

Đội ngũ tư vấn chuyên môn hóa, từ kỹ thuật, thiết kế, pháp lý, tài chính đến vận hành, sẽ hỗ trợ Chủ đầu tư xây dựng kế hoạch vận hành toàn diện và quản lý rủi ro, từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn nhằm tối ưu chi phí đầu tư.

Ngoài ra, đội ngũ tư vấn cần am hiểu về thị trường, nắm bắt nhanh các xu hướng trong quản lý bất động sản như PropTech hay giải pháp “xanh hóa” để đưa ra những tư vấn trọng điểm cho Chủ đầu tư, giúp nâng cao khả năng vận hành của dự án trong dài hạn.

3.3. Quy trình hợp tác chuyên nghiệp

Một quy trình hợp tác minh bạch, chuyên nghiệp sẽ bao gồm các bước:

• Đơn vị tư vấn gặp gỡ, trao đổi để hiểu được nhu cầu, những vướng mắc mà Chủ đầu tư đang gặp phải và tư vấn gói dịch vụ phù hợp.
• Hai bên thống nhất, đi đến hợp tác, ký kết hợp đồng và hoàn thiện thủ tục thanh toán.
• Đơn vị tư vấn khảo sát trực tiếp dự án và nghiên cứu tài liệu của Chủ đầu tư.
• Đơn vị tư vấn phản hồi kế hoạch thực hiện báo cáo tư vấn kèm theo các mốc thời gian rõ ràng.
• Họp trao đổi với các Bộ phận chuyên môn hoặc nhà thầu của Chủ đầu tư trong quá trình thực hiện báo cáo tư vấn (nếu cần).
• Hoàn thành báo cáo tư vấn đúng với nhu cầu ban đầu của Chủ đầu tư.

Quy trình hợp tác cần có sự tham gia, phối hợp chặt chẽ giữa đội ngũ chuyên gia tư vấn và Chủ đầu tư/Nhà thầu hay đối tác của Chủ đầu tư để đảm bảo thông tin được đầy đủ và chính xác nhất.

Savills hiện là đơn vị cung cấp dịch vụ Tư vấn và dịch vụ Quản lý Bất động sản hàng đầu tại Việt Nam với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm cùng bộ quy trình vận hành đạt chuẩn quốc tế, được hiệu chỉnh cho phù hợp với đặc thù và các quy định/ tiêu chuẩn vận hành tại Việt Nam. Với các gói tư vấn đa dạng xuyên suốt vòng đời dự án, chúng tôi giúp Chủ đầu tư thu hút khách hàng tiềm năng, tối ưu chi phí đầu tư, tiết kiệm nguồn lực và chi phí vận hành, nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trong dài hạn của Chủ Đầu tư trên thị trường.

Vui lòng tham khảo dịch vụ Tư vấn quản lý Bất động sản của chúng tôi.

Xem thêm bài viết:

• Quy Trình Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà Chuyên Nghiệp
• Proptech - Giải pháp tối ưu chi phí trong thời "bão giá"?
• Tầm quan trọng của trải nghiệm khách hàng